Tổ chức sự kiện - Những điểm khác biệt giữa hai miền - Kỳ 2

Thông thường chi phí tổ chức sự kiện ở Hà Nội và các tỉnh cao hơn ở Sài Gòn do giá cả các hạng mục đầu vào thường cao hơn: Giá in ấn, thuê PG, địa điểm, âm thanh ánh sáng… thường cao hơn từ 10% đến 15%. Đây là điều chúng ta cần chú ý để dự trù ngân sách tổ chức sự kiện cho sát với thực tế. Cần chú ý thêm các vấn đề về thời gian dàn dựng (set up) phát sinh, ví dụ nếu cần dàn dựng âm thanh ánh sáng hay sân khấu trước khi diễn ra chương trình 1, 2 ngày, hãy hỏi rõ các đối tác cung cấp xem họ tính phí bao nhiêu cho những ngày dàn dựng mà không sử dụng đó, có miễn giảm được không. Thông thường ở Sài Gòn, bạn sẽ không bị tính phí hoặc mức phí không đáng kể nhưng ở Hà Nội rất có thể bạn có thể phải trả thêm chi phí tương đương với thời gian sử dụng cho việc dàn dựng trước này.

Về thủ tục pháp lý, giấy phép và các vấn đề liên quan tới cơ quan chức năng, ở đâu cũng có những điểm tích cực, tiêu cực riêng nhưng ở miền Nam thường thì làm đúng luật, tìm đúng người và đóng tiền đúng quy định thì sẽ làm được suôn sẻ trong khi ở miền Bắc, do sự phức tạp của bộ máy quản lý, cộng với một số nguyên nhân khác, mà những vấn đề này đôi khi đòi hỏi phải có mối quan hệ tốt thì khó đến mấy cũng làm được. Quy định về pháp lý ở hai miền cũng có những điểm khác nhau đòi hỏi chúng ta phải tìm hiểu trước. Ví dụ vấn đề treo bandrol quảng cáo ở Sài Gòn rất hạn chế, nhất là ở những quận trung tâm và trong tương lai sẽ bị cấm. Trong khi đó, ở Hà Nội, nếu bạn có mối quan hệ tốt, có thể treo bandrol ở những vị trí “không tưởng”.

Sau khâu chuẩn bị, đến khâu đầu ra là một sản phẩm hoàn hảo (một sự kiện) đỏi hỏi người tổ chức phải am hiểu lối sống, cách hành xử của những người tham gia sự kiện để mang lại sự kiện ấn tượng nhất cho họ. Ở Sài Gòn vốn dư thừa các sự kiện lớn nhỏ, người tham gia thường trông đợi một cái gì đó “hay hay, lạ lạ” làm động lực thúc đẩy họ đến tham gia. Ngay cả ở các sự kiện như hội nghị khách hàng, họp báo… những điểm nhấn ấn tượng luôn gây cho họ sự thích thú và nhớ lâu, chính vì thế có nhiều công ty sẵn sàng chi thêm nhiều tiền cho các màn “mua vui” này. Còn ở Hà Nội và các tỉnh phía Bắc, các sự kiện thu hút người tham gia, thường phải gắn kèm những lợi ích cụ thể nào đó, ví dụ được nhận quà, được thử miễn phí, mua sản phẩm giá rẻ… sẽ có cơ hội thu hút người tham gia nhiều hơn.

Người Bắc cũng ít thích mua vé, đặt chỗ trước để tham gia sự kiện,vì họ thường e ngại biết đâu lúc đó bận việc, trời mưa.. lại không đi được trong khi ở miền Nam người ta thường đổ xô mua vé, đặt chỗ trước vì sợ mất phần. Văn hóa, tập quán cũng là điều quan trọng cần lưu ý khi bạn tổ chức sự kiện ở hai miền. Ví dụ người miền Nam có xu hướng thích các trò đỏ đen, trông đợi vào vận may, cho nên các tiết mục thẻ cào, bốc thăm, quay số… thường gây hứng thú cho họ. Còn người Bắc thì chuộng sự chắc chắn,cứ đến tham dự mà cầm chắc có quà mang về là hấp dẫn.

Trong các tiết mục hoạt náo, trò chơi, người Nam thường cởi mở và hưởng ứng nhiều hơn trong khi người Bắc khá trầm và có xu hướng thu mình lại. Vai trò của người dẫn chương trình lúc này rất quan trọng trong việc khuyến khích người tham dự tham gia vào việc làm nóng chương trình.

Những khác biệt trên đây chỉ là những tiểu tiết nhưng lại khá quan trọng giúp nhà tổ chức sự kiện có chính sách thu hút khách phù hợp.

Còn rất nhiều những điểm khác biệt khác mà đi vào từng sự kiện cụ thể chúng ta mới thấy được. Đầu tư vào việc lắng nghe, tìm hiểu để cung cấp một dịch vụ tổ chức sự kiện phù hợp với mỗi miền chính là một nhiệm vụ khó khăn nhưng không kém phần thú vị cho bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào muốn mở rộng tầm hoạt động của mình trong cả nước.