Những câu chuyện
Siêu sao bóng đá thế giới David Beckham đến VN, xe hộ tống mở đường ngay từ sân bay, lực lượng an ninh chìm nổi thì dày đặc từ khách sạn đến sân vận động. Đã có những kế hoạch dự trù: trường hợp Beckham bất ngờ xuất hiện cùng vợ, tìm người đóng thế nếu Beckham gặp sự cố.
Một đội xe cứu thương, cứu hỏa dự phòng trường hợp có vấn đề; rồi việc sắp xếp cho báo chí chụp ảnh, cho Beckham xuất hiện trước đám đông an toàn mà ấn tượng... cùng hàng ngàn chi tiết nhỏ nhặt khác được lên kế hoạch chi li đầy kín cả xấp giấy và được thực hiện sát sao để cuối cùng siêu sao này đến và rời VN êm xuôi. Lo liệu tất cả việc ấy là Công ty Biz Solutions.
Sân khấu là một quả cầu sắt khổng lồ có hình lọ nước hoa, quả cầu từ từ mở ra, ca sĩ người mẫu “ngôi sao” từ trong đó xuất hiện. Trang phục của ca sĩ, nhóm múa, người mẫu, cùng ánh sáng, phông nền... mang màu sản phẩm. Đó là show ca nhạc - thời trang "Ấn tượng bạc" ra mắt nước hoa cao cấp HugoBoss của Pháp do Công ty D&D tổ chức.
... Lễ đón dòng khí đầu tiên từ Nam Côn Sơn được tổ chức tại Dinh Thống Nhất. Sân khấu được Công ty Venus thiết kế với những ống dẫn dầu và một quả cầu. Khi bốn đối tác cùng đặt tay lên thì quả cầu rực sáng, cùng lúc các ống dẫn khí tuôn trào
... Lễ khai trương S-Fone được Max Communications và Coon thiết kế với một hình trụ mang biểu tượng S-Fone từ từ nhô lên khỏi một khối bán cầu đang mở ra, cùng lúc các dàn đèn rực sáng, khói bốc lên cao...
Trong chương trình “Thương hiệu Việt”, Coon events lại tạo điểm nhấn bằng cách mời hai họa sĩ Nguyễn Tri Phương Đông và Châu Giang đến thực hiện những tác phẩm nghệ thuật sắp đặt với chất liệu là sản phẩm đồ gia dụng giày dép, kệ, thớt...
Để giới thiệu sản phẩm cho dầu nhớt Shell, Công ty Biz Solutions đã mời hai vận động viên thể hình sơn phết khắp người, rồi để cả hai đứng tạo dáng như những bức tượng thật. Khi nhạc nổi lên, hai “bức tượng” nhảy múa, cả hội trường ồ lên...
Giới quảng cáo gọi việc thiết kế các chương trình trên là làm
tổ chức sự kiện. Do tính cạnh tranh ngày càng cao giữa các công ty và để thu hút người tiêu dùng, các công ty đặt hàng thường yêu cầu các dịch vụ
tổ chức sự kiện phải làm thật nổi bật, “không đụng hàng”. Họ đã quá ngán các kiểu khai trương là phải cắt băng khánh thành, động thổ là phải xúc đất.
Theo anh Nguyễn Mạnh Tường, nếu trước đây chỉ có những công ty lớn của nước ngoài chú ý đến việc
tổ chức sự kiện thì hiện tại nhiều doanh nghiệp lớn trong nước cũng đã bắt đầu quan tâm đến hình thức quảng bá thương hiệu mới mẻ này.
Dân làm nghề
tổ chức sự kiện có thể sống quanh năm vì mỗi năm một đơn vị tổ chức ít nhất vài sự kiện lớn nhỏ. Lớn thì kinh phí từ vài trăm triệu đến vài tỉ đồng, nhỏ thì vài chục triệu: tổ chức live show (chương trình ca nhạc lớn có ngôi sao, truyền hình trực tiếp), sự kiện cộng đồng (đi bộ vì người nghèo), road show (triển lãm di động qua nhiều địa phương); tổ chức các hội chợ thương mại hoặc triển lãm; những chương trình giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, những buổi họp báo, hội thảo... Mỗi sự kiện có thể chỉ diễn ra trong vài giờ đến kéo dài cả năm.
Xuất hiện ở VN khoảng năm 1995 chỉ với một vài công ty của người nước ngoài, đến nay số công ty làm nghề
tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Chiếm số đông hiện nay là khoảng 20 công ty nhỏ và vừa chuyên về PR/
tổ chức sự kiện của Việt Nam như Max, Coon, Galaxy, Venus..., (nhân viên ở các công ty thường là 2-4 người cho đến vài chục). Còn số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm event thì vô số.
Các “trận đánh”
Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của Công ty FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 “đại gia” (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Gillette, Kodak, Philips Moris, Nestlé, Dutch Lady, SonyEricsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô...), ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với hơn 20 công ty chuyên về PR/
tổ chức sự kiện và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm”. 66% các công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/
tổ chức sự kiện.
Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả đem lại. Những yếu tố mà họ mong đợi là “có mối quan hệ tốt” (với báo chí, cơ quan chức năng), “nhiệt tình”, “chuyên nghiệp”, “hiệu quả” và điều không hài lòng là các dịch vụ “thiếu sáng tạo”. Vì vậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năng truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề”... cùng với yêu cầu “không đụng hàng”.
Dân trong nghề thường ví von mỗi lần
tổ chức sự kiện như tham gia một trận đánh mà mình là người chỉ huy phối hợp nhiều thành viên. Rủi ro có thể ập đến bất cứ lúc nào, chỉ khi kết thúc mới hết lo. Chuyện đi đêm, ngủ đêm tại hiện trường với những show quan trọng như chương trình áo trắng của OMO ở Bình Quới, kỷ niệm 10 năm Sanofi ở công viên Lê Văn Tám... đã trở thành chuyện cơm bữa. Giám đốc ý tưởng Công ty D&D Hồ Khánh Lân, người tham gia viết kịch bản “cúp vàng bóng đá thế giới ở VN”, kể: “Khi gọi thầu, để đảm bảo bí mật họ không nói rõ mục đích, đùng một cái đến gần ngày họ mới nói thật.
Vì vậy bộ sậu khoảng 10 người làm chương trình này vừa phải vắt óc viết lại kịch bản vừa làm bất kể sống chết đêm ngày để huy động 300 con người từ đạo diễn, ca sĩ, người mẫu đến tiếp tân... với vô vàn chi tiết như âm thanh, ánh sáng, sân bãi, phông màn sân khấu đến gửi thư mời, đặt khách sạn, lo phương tiện di chuyển, miếng ăn, nước uống cho khách... Chúng tôi vừa làm vừa hồi hộp, cứ sợ có sơ suất gì để xảy ra sự cố thì tiêu... Bởi thế với nghề này phải có đôi chân để chạy, đôi vai để gánh vác, cái đầu để xử lý công việc và trái tim để sống với nó!”.
Vô vàn sự cố không tên, không lường được có thể xuất hiện trong một chương trình từ những sai sót nhỏ như bỏ quên đĩa CD của khách hàng ở nhà, ca sĩ bỏ show, MC đến trễ, âm thanh ánh sáng trục trặc, thiếu ổ cắm điện, mưa, cúp điện bất ngờ; rồi khách đến quá ít hoặc đến quá đông; đạo diễn bỗng dưng muốn cắt bớt một số chi tiết của chương trình...
Dân
tổ chức sự kiện hay nhắc đến trường hợp “phá sản” như chương trình biểu diễn tại VN của ngôi sao điện ảnh - ca nhạc Hàn Quốc Ahn Jae Wood chỉ vì không thỏa thuận được địa điểm tổ chức ở phút cuối.
Cơn bão ý tưởng
Có thể thấy tính quảng cáo, thương mại ở những sự kiện kể trên ngày càng được thể hiện sáng tạo mới lạ, giàu cảm xúc, giàu hình ảnh mà dân trong nghề gọi là tính “art” (nghệ thuật). Theo chị Trần Diệu Hồng, yếu tố “sáng tạo” là yêu cầu số 1 từ phía khách hàng: phải để lại ấn tượng nơi người tham dự, là yếu tố quyết định để thắng thầu của một công ty, cùng việc báo giá hợp lý.
Trước một show thầu lớn, thường tất cả thành viên của công ty đều ngồi lại cùng đưa ra ý tưởng cho kịch bản - gọi là buổi họp “brain storming” (cơn bão ý tưởng). Để thực hiện ý tưởng, những người làm
tổ chức sự kiện phải mời nghệ sĩ, ca sĩ, họa sĩ, nhà văn, nhà thơ, cầu thủ... nổi tiếng nhất xuất hiện trong chương trình.
Chỉ là những buổi tiệc chiêu đãi cuối năm, giá chỉ vài ngàn USD nhưng cũng phải làm có chủ đề: truyền thống khác, hiện đại khác; hay dân tộc và hiện đại kết hợp như cách một công ty mời MC Thanh Bạch giả làm Táo quân nhưng cưỡi xe Piaggio và xài laptop trong buổi tiệc của một công ty vi tính; có khi cả buổi tiệc là một đô thành Ba Tư cổ xưa...
Để luôn có ý tưởng mới, dân
tổ chức sự kiện, đặc biệt là các giám đốc ý tưởng, có thói quen hay “nhìn ngó, sờ nắn, chụp ảnh” khi bắt gặp những gì hay - lạ. Họ phải đi nhiều, đọc nhiều, xem nhiều, có kiến thức, có kinh nghiệm để biết trong hoàn cảnh nào, với sản phẩm nào thì ý tưởng đưa ra là khả thi, phù hợp với văn hóa, pháp luật của nơi sẽ tổ chức. Hơn thế, họ còn cần có cảm hứng sáng tạo và đam mê “hết mình”.
Sau khi tổ chức ấn tượng đêm ra mắt nhãn hiệu giày XOXO của Mỹ với những màn thời trang và múa giày độc đáo trước hàng ngàn khán giả, tập đoàn sở hữu nhãn hiệu này đánh giá chương trình là một hoạt động thành công điển hình trong năm của họ ở phạm vi toàn thế giới. Giám đốc Coon Nguyễn Công Ái Huyên và người đưa ra ý tưởng kiêm dàn dựng Nguyễn Ngọc Thụy được mời qua Mỹ một tuần tham gia buổi tổng kết hoạt động năm 2003 trên toàn cầu của tập đoàn này và chuẩn bị kế hoạch cho những sự kiện tiếp theo. Huyên sinh năm 1972 và Thụy sinh năm 1976.
Nhà tổ chức chuyên nghiệp
