Kiến thức sự kiện - Cách viết Proposal

Thông thường, viết 1 proposal gồm có 3 phần:

I. Phần I : OVERVIEW

Phần này các bạn triển khai những ý sau:

1. Mục đích của chương trình (cái này thường thì client cung cấp luôn, vì nó nằm trong plan marketing của họ)

2. Consumer insight (các bạn phải research 1 số những thông tin và insight của target consumer để biết họ nghĩ gì và muốn gì)
- Từ đó các bạn mới đưa ra được những hình thức để tiếp cận và "đánh" họ. Phần này rất quan trọng, nó giúp bạn có được những bước đi chính xác và thuyết phục hơn để viết proposal chào khách hàng)

3. Target consumers (là những nhóm khách hàng mà bạn định "đánh")
- Bạn phải phân tích được họ thích gì, thường tập trung ở đâu để chọn lựa ra được địa điểm thực hiện và tiếp cận họ.

4. Timing & Location:
- Thời gian thực hiện chương trình và những địa điểm thực hiện.

II. Phần II: EXECUTION

Phần này ghi thông tin chi tiết trên proposal và những ý tưởng của bạn sẽ được triển khai trong phần này

1. Concept:
- Bạn phải đưa ra 1 concept dựa trên consumers insight cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng. Cái này rất quan trọng, hầu như nó lá xương sống của 1 proposal, vì phải phải thực hiện tất cả những hoạt động của mình dựa trên nó.

2. Concept development:
- Phần này các bạn phân tích concept của mình. Dựa trên concept này các bạn sẽ cho ra những hoạt động liên quan đến concept và xoay xung quanh concept.

3. Mechanic:
- Phần này là cách thức thực hiện chương trình. Các bạn đưa ra những hình thức thực hiện của chương trình 1 cách sơ lược để khi khách hàng nhìn vào đó sẽ nhìn được 1 cái khung của chương trình.

4. Detail Mechanic:
Phần này các bạn ghi rõ chi tiết của chương trình gồm những gì:
- Cách thực thực hiện như thế nào
- Có những trò chơi gì, triển khai trò chơi như thế nào.
- Những hoạt động tương tác với nhãn hàng
- Cách thức thực hiện công việc của nhân sự trong chương trình (Promoters, MC, Sup,...)

III. Phần III: PLAN

1. Master plan
- Phần này các bạn add master plan vào, là những thông tin cơ bản cùa plan: số lượng tờ rơi, quà, địa điểm, ngày làm việc, nhân sự,...
- Tất cả phải rõ ràng và thuyết phục

2. Human Power
- Phần này các bạn ghi sơ đồ nhân sự trong chương trình và nhiệm vụ của từng người chi tiết trong chương trình.

3. Timeline:
- Các bạn ghi rõ những hạng mục từ khi viết và gửi proposal cho tới khi làm báo cáo sau khi kết thúc chương trình.
- Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định thời gian chạy chương trình.
nếu Bạn tính không kỹ thì có thể ảnh hưởng tới tiến trình thực hiện chương trình

Sự kiện Đại Lâm - Quản lý PG ( Promotion Girl )

Đỏ mắt mới tìm được một PG phù hợp với yêu cầu tiếp thị. Nhưng nói sao để các em gái trẻ trung xinh tươi nghe lời và làm việc hiệu quả hoàn toàn không hề dễ dàng.

“Chào chị, nhãn hàng X xin gửi tặng chị mẫu sản phẩm mới giúp tóc chị luôn suôn mượt”. Chị Phượng vừa bước chân vào siêu thị, lập tức một cô PG có gương mặt khả ái tiến đến trao gói quà nhỏ. Khuôn mặt rạng rỡ và tác phong nhiệt tình của cô gái làm chị thấy có cảm tình.

Chị nhanh chóng rút danh thiếp, rồi nói nhỏ: “Nếu em cần việc làm PG thì liên hệ chị nhé”. Phượng là cán bộ quản lý ở một đại lý (agency) cung cấp PG chuyên nghiệp. Chị tâm sự muốn có PG tốt, phải bỏ công đi lùng. “Thực ra chỉ cần một lần đăng tuyển, có rất nhiều đơn nộp. Nhưng chúng tôi thích tuyển chọn kiểu này hơn, vì nó phản ánh được thực tế thái độ làm việc của các em”.

Các PG trong một chương trình của LG

Chị Thủy, một freelancer (hành nghề tự do) cung ứng và quản lý PG, lại tận dụng mối quan hệ bạn bè. Xuất thân là người mẫu chuyên nghiệp, Thủy quen biết rất nhiều bạn cùng nghề. Ban đầu người quen nhờ Thủy giới thiệu PG, người mẫu kiêm luôn quản lý PG giúp họ. Dần dần, Thủy trở thành đầu mối cung cấp PG lúc nào không hay. Tại nhiều sự kiện, người ta thường xuyên bắt gặp hình ảnh một cô gái mảnh dẻ, đeo kính trắng đang điều động lực lượng PG của mình vào từng vị trí làm việc theo yêu cầu của khách hàng.

Người quản lý PG thường được gọi vui là “má mì”. Có ở vào vai trò của họ mới hiểu, nói sao cho các em gái trẻ trung xinh tươi biết nghe lời và làm việc hiệu quả hoàn toàn không hề dễ dàng. Ở các công ty chuyên nghiệp, nơi có thể cung cấp cả trăm PG đứng quầy giới thiệu sản phẩm tại các siêu thị, người quản lý không chỉ linh hoạt, mà phải có khả năng giải quyết vấn đề không khác gì trưởng phòng nhân sự.

Khách hàng sẽ ngày càng khó tính hơn với các chương trình quảng cáo, tiếp thị

Theo bà Dương Cam Ly, Giám đốc Công ty Thần Nữ, một công ty chuyên cung cấp và quản lý PG có nhiều năm trong nghề, cho biết các cán bộ quản lý PG kiêm nhiệm nhiều công việc. Từ khi tiếp nhận dự án, họ phải tổ chức tuyển dụng, huấn luyện PG, phân công công việc cụ thể cho từng cô. Vào giờ hành chính, công việc của họ thường là xem báo cáo từ nhân viên cấp dưới gửi về.

Chưa kể những chương trình dài hơi có liên quan đến bán hàng, cán bộ quản lý PG còn đau đầu với các báo cáo doanh số định kỳ, phải làm sao phân bổ chỉ tiêu bán hàng hợp lý cho từng điểm bán (outlet) để đạt doanh số mà khách hàng đặt ra cho chương trình. Việc này làm cho agency chẳng khác gì cánh tay nối dành của bộ phận kinh doanh trong công ty khách hàng.

PG nghỉ ngang hay bệnh đột xuất là việc rất thường xuyên. Một người quản lý chuyên nghiệp thì phải nhanh chóng huy động người từ lực lượng dự bị để bảo đảm đúng tiến độ chương trình. Mặc dù đã có các nhân viên giám sát trực tiếp “dưới trướng” mình nhưng sau giờ làm, họ thường xuyên phải xuống tận các cửa hàng, điểm bán… để xem lại công việc của PG.

Tuy vậy không phải là không có những điều thú vị trong công việc. Chị Thủy nhớ lại event giới thiệu mẫu xe tải mới. Các PG của chị khi ấy phải đứng giữa sân khấu ngoài trời trong cái nắng như đổ lửa. “Cứ khoảng 15 phút tôi lại phải điều người lên thay cho các bạn trên sân khấu xuống nghỉ ngơi, vậy mà vẫn có một vài cô xỉu vì say nắng làm. Chưa hết, sự kiện kéo dài quá buổi trưa, trong khi quan khách nô nức tiệc tùng thì PG ngồi ủ rũ trong phòng thay đồ vì đói, nhưng nhà hàng lại không cho mang thức ăn bên ngoài vào. Đến tận 3 giờ chiều mọi việc xong xuôi PG mới được ngồi vào bàn, nhìn họ nô nức nói cười như sống lại mà tôi thấy rất thương”.

Làm nghề PG cũng lắm nỗi gian truân

Theo những người trong nghề, PG (Promotion Girl hay các cô gái tiếp thị) không chỉ giúp thúc đẩy sản phẩm đến với người tiêu dùng mà còn là bộ mặt của thương hiệu. Để đảm bảo truyền thông thương hiệu một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải rất kỹ lưỡng chọn lựa. Nếu vì tiết kiệm chi phí mà tuyển một lực lượng làm cho có, sự cẩu thả này nhiều lúc có nguy cơ phá vỡ những gì doanh nghiệp nỗ lực xây dựng trong tâm trí khách hàng.

Ví dụ, một cô PG quảng cáo cho mỹ phẩm thì làn da phải trắng mịn và am hiểu về việc làm đẹp, nếu cô ta có làn da không đẹp hoặc trang điểm vụng về thì người tiêu dùng sẽ đặt dấu hỏi về mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp, chưa kể còn nghi ngờ chất lượng sản phẩm.

Tuy nhiên có một thực tế là mặc dù cầu ngày càng tăng, nhưng các công ty chuyên cung cấp PG và đội ngũ hỗ trợ bán hàng còn thiếu. Đa số các công ty hay agency quảng cáo thường xem đây như một mảng kiêm nhiệm trong các dịch vụ họ cung cấp cho khách hàng.

Kiến thức sự kiện - Cấp bậc nhân sự trong tổ chức sự kiện

Người ta thường định ra các chức danh theo cơ cấu cty, hoặc chức danh tạm thời theo từng sự kiện.

Event manager: Thường là chức danh cao nhất trong những người làm sự kiện.

Event leader/event team leader: Một số sự kiện quy mô nhỏ có thể gọi người đứng đầu là như vậy thay cho event manager.

Event supervisor: Cấp trung, dưới sự phân công công việc và quản lý của event manager, ông này quản lý các nhân viên cấp dưới hoặc quản lý theo hạng mục. Ví dụ supervisor phần sản xuất, supervisor phần vận hành... Nếu cty nhỏ, hoặc event quy mô nhỏ thì thường bỏ qua chức vụ trung gian này.

Event executive: nhân viên tổ chức sự kiện, thường chịu trách nhiệm thi hành việc tổ chức sự kiện, dưới sự phân công và quản lý của cấp trên.

Helper: chân chạy việc, thường là làm thời vụ, khi có sự kiện thì huy động thêm bên ngoài, sinh viên, xe ôm... gì cũng được, có thể làm những công việc đơn giản như kê bàn xếp ghế, lon ton chạy đi chạy lại.

Kiến thức sự kiện - Nội dung chính khi tổ chức một sự kiện

1: PHẦN VIỆC CỦA KHÁCH HÀNG

Công tác chuẩn bị rất quan trọng, sẽ quyết định chính sự thành công của sự kiện, nội dung chuẩn bị bao gồm:

* Xác định ngày giờ dự định, địa điểm tổ chức sự kiện.

* Xác định thành phần tham dự sự kiện: Quan chức, lãnh đạo, cấp trên ( Khách VIP), khách mời ( Đại biểu ) về số lượng để chuẩn bị việc xắp xếp chỗ ngồi, số lượng giấy mời, Thời gian mời, Xác nhận của đại biểu mời ( Nếu có )

* Quyết định kinh phí và quy mô của sự kiện

* Các hình thức tuyên truyền quảng bá kết hợp: Phát Cataloge, Xây dựng phòng tham quan, triển lãm...

* Sự tham gia của các cơ quan thông tin: Truyền hình, Báo chí...

Thống nhất và yêu cầu các công việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ sự kiện.

2: PHẦN VIỆC CỦA SUPLIES

2.1 Trên cơ sở các thông tin cần thiết, khảo sát địa điểm, thực tế sẽ lập:

· Thiết kế tổng thể và chi tiết:

+ Thiết kế mặt bằng và phối cảnh toàn khu.

+ Thiết kế chi tiết toàn khu vực: Cổng chào đón khách, Khu Lễ tân đón khách, Khu vực sân khấu, Phông chính, chỗ ngồi họp lễ, khu vực khởi công/Khai trương, Khu vực tiệc chiêu đãi,...

· Lập dự toán các hạng mục dàn dựng theo maket trình bày ( Chúng tôi sẽ đưa ra bản thiết kế trương trình các hạng mục chi tiết cho một sự kiện, trên cơ sở đó Quý khách hàng có thể tham khảo và lựa chọn)

· Lập tiến độ công việc triển khai sự kiện.

· Lập chương trình cụ thể cho sự kiện.

2.2 Tổ chức và thực hiện

· Trên cơ sở Thiết kế tổng thể và chi tiết, Hạng mục công việc được duyệt, cũng như các sửa đổi phù hợp từ khách hàng,tổ chức thi công dàn dựng .

· Tùy thuộc vào địa hình, thời tiết và quy mô của sự kiện, trước từ 2 đến 6 ngày, nhận bàn giao mặt bằng, dàn dựng thi công theo Maket và các hạng mục được duyệt.

· Trước ½ đến 01 ngày diễn ra sự kiện nên trang trí dàn dựng chạy thử chương trình.

2.3 Bảo vệ - An Toàn - Vệ Sinh

· Cần bảo vệ an toàn trang trí dàn dựng, trang thiết bị cững như các vấn đề an ninh khác cho tới khi sự kiện hoàn thành

· Tối đa 2 ngày nên vệ sinh và bàn giao trả lại mặt bằng.sau khi sự kiện hoàn thành

Kiến thức sự kiện - Bản đồ chia "lãnh địa" các nhà nhà tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện ở Việt nam về cơ cấu thị trường có chia ra một số “lãnh địa” như sau:

Lãnh địa 1 cuả các Trung tâm, các Đoàn- Ngành tổ chức của nhà nước

Lãnh địa 2 của các “bầu sô” tiền khởi và bán chuyên nghiệp.

Lãnh địa 3 cuả các doanh nghiệp chuyên nghiệp như Đại Lâm

Lãnh địa 1 chiếm vị trí rộng lớn nhất trong cả ba lãnh địa trên và nó bất khả chiến bại

Lãnh điạ 2 hiện nay có ba kế sách, một là phá sản bán nhà nếu vẫn giữ nguyên cáh làm ẩu, hai là “dạt “ tới đối tượng ở các địa phương khác để hoạt động phù hợp với nhịp phát triển chậm ở đó và 3 là tiến lên chuyên nghiệp bằng việc thành lập công ty gia nhập vào hệ thống cuả Lãnh địa thứ 3.

Lãnh địa thứ 3 một lãnh địa rộng thênh thang mà nói tới thì thấy bản chất của nó hùng mạnh nhưng lại uyển chuyển.

Nếu nói về bản đồ thì rõ ràng quyền lực và lãnh địa thì trường hợp 1 phải là rộng lớn nhất nhưng thực tế hiện nay lãnh địa ấy hầu như phụ thuộc rất lớn ở lãnh địa 3 vì khả năng dịch vụ chuyên nghiệp với các quy trình thực hiện, với các phương án truyền thông tối ưu, với đội ngũ kỹ thuật bậc cao cùng những “cầu nối siêu đẹp” với các nhà tài trợ lớn.

Ở lãnh địa 3 đa dạng nhiều thành phần mà cơ cấu của nó có từ nhiều doanh nhiệp có vẻ chẳng mấy liên quan cho thấy mức độ hấp dẫn của chuyện nhà tổ chức.

Cơ cấu ban đầu bao gồm:

- Các doanh nghiệp quảng cáo chuyên nghiệp trong và ngoài nước: Mô hình của họ lợi thế nhất vì vừa là agency cho các hãng có nhu cầu quảng bá, vừa có trong tay đội ngũ Spy găm sẵn trong rất nhiều daonh nghiệp khác nhau, vừa có phòng Media với đủ PR, phòng thị trường thường tuyển đội PG mới nhấthấp dẫn nhất. Họ chăm bẵm những chuyên gia thiết kế, giám đóc sáng tạo và tất thảy luôn sẵn sàng và luôn được đào tạo theo quy trình ISO. Họ cong nắm trong tay vô số đối tác sản xuất sản phẩm để thực hiện sự kiện đến nơi đến trốn.

- Các công ty truyền thông: thì điểm mạnh nhất cuả họ là Biên tập và PR với những nhân vật hàng “ ngôi sao”, những cộng tác viên năng động và khả năng biết thuê mướn các đối tác nhỏ ( nhà thầu phụ) thực hiện sự kiện cho mình. Cũng có nhiều lúc họ thuê ngảy cả các doanh nghiệp chuyên như đã nêu trên.

Và các doạnh nghiệp không liên quan đến nghề này nhưng dựng ra phòng ban hoặc nhóm tự sản xuất lấy sự kiện. Cơ cấu này là cơ cấu đáng sợ nhất vì nó hầm bà làng, thiếu tâm huyết và thiếu sức thuyết phục.( đáng tiếc là hình thức này lại khá phổ biến ).

Tổ chức sự kiện - Thuật ngữ trong event - Kỳ 5

* Ready room : phòng để gặp gỡ, nghỉ ngơi, test âm thanh ánh sáng hay chuẩn bị trước và trong event

* Rider : Chi phí chi trả hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài hợp đồng, để họ đến diễn trong event, bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, yêu cầu về sân khấu...

* Confetti canon : Máy bắn kim tuyến

* Greeting gate : Cổng chào

* Banquet hall : phòng tiệc lớn Banquet room: phòng tiệc

* Rounds : bàn tiệc tròn, thường ngồi 8 - 10 người

* Theme event : Event có chủ đề, torng đó đồ ăn,desgn, giải trí đều theo 1 mô típ riêng

* Turnover : Tái set up lại căn phòng theo 1 kiểu khác, ví dụ khách họp xong thì set up phòng họp theo kiểu khác để làm phòng tiệc.

* Wings : Cánh gà sân khấu

* AV system : audiovisual system: hệ thống nghe nhìn, tiếng Việt hay quen gọi là hệ thống âm thanh ánh sang

* Caterer : Nhà cung cấp (thực phẩm), chủ khách sạn

* Hidden cost : Chi phí ngầm

* Celebrity : Người nổi tiếng

* Crew : Đội, ví dụ programming crew, serving crew, facilities crew…

* Bubble machine : máy thổi bong bóng xà phòng

* Streamer : Cờ đuôi nheo

* Traffic flow : Lưu lượng giao thông

* Strip light : đèn huỳnh quang

* Strobe light : đèn cân lửa (chớp chớp như đèn cấp cứu)

* Flash light : đèn flash

* Follow light : Đèn folo, đèn chiếu tập trung công suất lớn, dùng cho sân khấu

* Scoop light : đèn folo đảo

* Spot light : đèn spot, đèn tụ

* Light bulb : bóng đèn tròn

* Marquee : Nhà bạt lớn, hộp đèn chữ chạy

* Industrial marquee : nhà bạt công nghiệp

Tổ chức sự kiện - Thuật ngữ trong event - Kỳ 4

* Follow spotlight: Đèn polo điều khiển bằng tay tập trung chiếu theo vật cần chiếu

* Front screen projection : chiếu trước, dùng projector đặt trước màn hình và chiếu thẳng lên màn hình

* Rear screen projection : chiếu sau, dùng projector đặt sau màn hình và chiếu phía sau màn hình, cách này để tránh các chướng ngại vật lướt qua projector khi chiếu trước màn hình.

* Gooseneck : Giá đỡ trên cái bục phát biểu để đặt mic, có thể điều chỉnh ngắn dài tuỳ ý

* Honored guest : VIP phát biểu tại event, nhưng ko phải người tham dự

* Indirect cost : Chi phí gián tiếp hay còn gọi là overhead cost hay

* In-kind : Việc đóng góp hàng hoá, vật chất ko liên quan đến tiền, ví dụ tài trợ in -kind

* Inside booth hay Inline booth: Khoảng ko gian dành để trưng bày trong 1 gian hàng

* Installation: Việc lắp đặt

* Badge : Huy hiệu, phù hiệu, thẻ

* Lanyard: dây đeo ở cổ, dùng để treo cái badge (thẻ)

* Liability : Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các thiệt hại hay thương vong trong 1 event.

* Logistics : Những việc cần thực hiện để đảm bảo việcqua3n lý hiệu quả các vật dng5, thông tin và con người trong việc tổ chức 1 event.

* Marshalling yard : nơi xe tải có thể vào và đợi trước khi chuyển hàng vào khu vực triển lãm

* Masking drapes : vải dùng để phủ kho chứa và những khu vực ko muốn mọi người nhìn vào

* Foyer: Cái sảnh

* Table cloth: Khăn trải bàn

* Chair cover: Khăn phủ ghế

* Place cards: Vật chỉ dẫn dành để ghi tên khách tham dự, để trên bàn, thường có dạng cards

* Move - in: Quy trình dựng lên 1 triển lãm, move - out quy trình tháo dỡ

* Onsite: tại nơi diễn ra event

Tổ chức sự kiện - Thuật ngữ trong event - Kỳ 3

* Concurrent session : Các session (phần) khác nhau diễn ra đồng thời, trong event ví dụ như nhiều hoạt động, nhiều chủ đề khác nhau cùng diễn ra 1 lúc.

* Contingency plan: Kế hoạch sơ cua có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu bất ngờ có thay đổi gì đó.

* Corner booth: Gian hàng ở góc, có ít nhất 2 mặt trở lên

* Island booth : Gian hàng có nhiều hơn 4 mặt

* Peninsula booth: gian hàng kép gồm ít nhất 2 gian với vách ngăn ở 3 mặt, có 1 mặt gắn với các gian khác

* Critical path : 1 danh sách liệt kê các cột mốc hoặc kết quả cần đạt được để hoàn thành 1 kế hoạch nào đó.

* Crowd control : Bản hướng dẫn cung cấp cho người tham gia hướng dẫn họ di chuyển có trật tự tránh ắc nghẽn

* Delegate: Từ dùng để chỉ người có đăng ký tham dự hoặc đại biểu được bình chọn trong 1 hội thảo, meeting...

* Emergency action plan: Kế hoạch hành động khẩn cấp, hay kế hoạch đối phó rủi ro, chỉ ra những gì cần làm khi có các tình huống rủi ro như cháy, ngộ độc thực phẩm, bị đánh bomb...

* Floor plan: Layout bố trí các vật dụng tại địa điểm tổ chức sự kiện ví dụ bàn ghế, gian hàng, toilet...

* Follow-up: các hoạt động xảy ra sau event, phân biệt với Evaluation nghĩa là rút kinh nghiệm, đánh giá sau event.

* Onsite registration: Đăng ký ngay tại chỗ tại nơi diễn ra event hoặc ngày diễn ra event, khác với pre registration: đăng ký trước

* Physical requirements : Những yêu cầu liên quan đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ... để đáp ứng yêu cầu của 1 event.

* Plenary assembly: Phiên họp toàn thể

* Post event meeting: Họp sau chương trình, pre event meeting: họp trước chương trình

* Power drop: Nơi đặt đầu ra của điện (để phục vụ cho việc cung cấp điện đến các thiết bị cần thiết trong event)

* Print broker: Người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến in ấn

* Reader board : bảng hay bảng điện tử liệt kê các event trong ngày tại địa điểm

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện - Những điều nên và không nên khi gặp báo chí

Mỗi người làm công tác giao tế, PR khi tiếp xúc hay ứng xử với giới truyền thông sẽ có những phương cách riêng để tạo dựng lòng tin cũng như xây dựng và gắn kết quan hệ. Sau đây là một số nguyên tắc chung đã được rút kết mà người phụ trách quan hệ với báo chí cần phải tuân thủ:

Những việc nên làm

- Sự trung thực và chính xác là hai điều quan trọng đầu tiên khi bạn làm việc với giới báo chí. Bởi hơn ai hết họ là những người có đủ khả năng để kiểm chứng thông tin và hơn nữa uy tín của bạn cũng như hình ảnh công ty sẽ phụ thuộc vào điều này.

- Lưu ý rằng những điều bạn nói sẽ được ghi lại nên cần cân nhắc trước mỗi phát ngôn đưa ra. Tuy nhiên không vì vậy mà bạn tỏ ra dè dặt, thái độ cởi mở cùng khiếu hài hước sẽ giúp bạn gây được cảm tình và sự thoải mái.

- Hãy gọi điện thoại cho các phóng viên nếu thông tin nhận được có vẻ không chính xác, lịch sự chỉ ra những điều không đúng và chứng minh điều đó.

- Cố gắng cung cấp những thông tin các phóng viên cần ngay cả khi điều đó đòi hỏi bạn phải bỏ thêm công sức hoặc phải đi giao tài liệu. Những điều này sẽ có lợi cho việc truyền đạt thông tin và hình ảnh doanh nghiệp ra bên ngoài thuận lợi hơn.

- Cần lưu giữ một danh sách các công việc đã hoàn thành và những sự kiện công ty bạn đã tham gia. Cập nhật danh sách đó thường xuyên để bất cứ lúc nào cần đều có thể truy xuất nhanh.

Những việc không nên làm

- Cần tránh sử dụng biệt ngữ hoặc những từ ngữ quá chuyên môn, thay vào đó hãy nói bằng ngôn ngữ thông thường dễ hiểu.

- Nếu bạn chưa có câu trả lời ngay thì không nên nói mà hãy hẹn lại và phản hồi sớm nhất có thể.

- Không nên đưa ra lời bình luận “đây là tiết lộ riêng" một khi bạn đã nói ra điều đó.

- Đừng ra tuyên bố trước khi bạn đã chuẩn bị một thông cáo báo chí cũng như không vội vàng đưa tin cho đến khi đã có trong tay những thông tin đầy đủ.

Tổ chức sự kiện - Thuật ngữ trong event - Kỳ 2

* (Dolby Digital Audio Codec) : Dàn Âm thanh có 6 kênh khác nhau: trái, phải, trung tâm, surround trái, surround phải, loa sub...

* 35 mm : Cỡ phim tiêu chuẩn trong quay phim

* Audio Conferencing: Trong hội nghị kiểu này, 1 bên thứ 3 ở ngoài phòng hội thảo có thể tham dự thông qua đường line điện thoại analog.Giao tiếp trong hội nghị kiểu này có thể là 1 chiều hoặc tương tác.

* Auditorium : 1 phòng hội nghị bố trí ngồi theo kiểu theater để coi phim, thuyết trình thông qua các phương tiện truyền thông đa phương tiện, thuyết trình live hoặc là các hình thức khác.

* Podium: Cái bục phát biểu

* Theater, classroom/ U - shape/ round - shape/ V-shape/hollow square set up: Các hình thức bố trí chỗ ngồi trong khách sạn, theater là kiểu rạp hát, ko có bàn, classroom là có bàn, U - shape là hình chữ U, round shape là hình tròn, V-shape là xếp hình chữ V, hollow square là set up ghế xung quanh 1 cái bàn vuông or chữ nhật, cái bàn đó được gọi là cái hollow.

* Flip chart: Cái chân đế để những tờ giấy khổ A2 lên, có thể lật được như kiểu lịch treo tường, dùng cho thuyết trình.

* Lav mic: (lavalier microphone, hay pendant mic, necklace mic, lapel mic) Mic ko dây tí hon đeo ở cổ hoặc ve áo

* Guiding board: Cái bảng chỉ dẫn (chỉ đến nơi tổ chức sự kiện)

* Projector: Máy chiếu, có overhead projecter là máy chiếu dùng phim, giờ ít xài, LCD projector là loại phổ biến hay dùng ở hội thảo, sự kiện, DLP projector dùng công nghệ DLP, cơ động, hình mịn nhưng màu sắc ko đẹp, thường dùng chiếu phim ở nhà.

* Agenda: Lịch trình những thứ cần phải làm, ví dụ event agenda là kịch bản chương trình.

* AV system (Audio visual system): Hệ thống âm thanh ánh sáng

* Audio visual aids : Phụ kiện nghe nhìn, ví dụ phim, projector, loa, flip chart....

* Banquet event order (BEO): tạm hiểu là 1 bản tóm tắt liệt kê chi tiết các vật dụng chuẩn bị cho event ví dụ set up phòng thế nào, đồ ăn thức uống ra sao

* F&B (Food and beverage): Đồ ăn thức uống

* Budgetary philosophy: Bản tính toán tài chính, dự trù về lời, lỗ... trong 1 event

* Revenues and expenses: Các khoản thu chi

* Cash bar : quầy bar set up riêng cho những khách có nhu cầu dùng đồ uống riêng, dùng xong thì phải tự trả xiền, phân biệt với host bar, còn gọi là open bar hay sponsored bar uống free.

Tổ chức sự kiện - Thuật ngữ trong event - Kỳ 1

* Above the line: thuật ngữ dùng để chỉ các hình thức quảng cáo phải trả tiền và phải có hoa hồng cho đại lý quảng cáo. Các phương tiện chính là TV, radio, báo tạp chí và internet.

* Acceptable price range: hạn mức giá [...]

* Press release/News release: Thông cáo báo chí.

* Media kits/press kits: Những tài liệu thường đính kèm thông cáo báo chí để hỗ trợ thông tin cho thông cáo báo chí, dành để gửi cho phóng viên. Bao gồm tiểu sử công ty, giới thiệu về sản phẩm, hình ảnh hoạt động, hình ảnh sản phẩm…Người ta [...]

* AV system: audiovisual system: hệ thống nghe nhìn, tiếng Việt hay quen gọi là hệ thống âm thanh ánh sang

* Caterer: Nhà cung cấp (thực phẩm), chủ khách sạn

* Hidden cost: Chi phí ngầm

* Celebrity: Người nổi tiếng

* Crew: Đội, ví dụ programming crew, serving crew, facilities crew…

* Bubble machine: máy thổi bong bóng xà phòng

* Streamer: Cờ đuôi [...]

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện - Kế hoạch quảng bá cho sự kiện hiệu quả!

Những bí quyết dưới đây giúp bạn quảng bá event, và phần tiếp theo định ra những tuỳ chọn về các phương tiện công bố thông tin để bạn có thể tham khảo và sắp xếp trong ngân sách cho phép của mình.

Lên kế hoạch công bố thông tin sớm

Nguyên tắc quan trọng nhất của việc lên kế hoạch quảng bá là lên sớm,càng sớm thì càng có nhiều cơ hội quảng bá sẵn sàng cho bạn lựa chọn. Nó còn giúp ta thư thả để sản xuất những vật phẩm quảng cáo chó chất lượng và giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất chúng.

Tính đến ngân sách đầu tiên

Lên một khoản ngân sách để quảng bá cho event của bạn càng sớm, thì càng mở ra nhiều cơ hội. Ví dụ với một ngân sách cho phép, bạn có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio hay TV, sản xuất brochure, flyer hay poster,gửi mail trực tiếp… Tuy rằng có nhiều tuỳ chọn cho việc quảng bá miễn phí, nhưng nó không đáng tin cậy bằng những gì bạn phải trả để có bởi vì bạn không thể kiểm soát thời gian và nội dung thông điệp của bạn.

Định ra khán giả mục tiêu của mình

Điều này sẽ giúp bạn tìm ra phương tiện tốt nhất để tiếp cận họ. Ví dụ nếu đối tượng của bạn là sinh viên thì bạn muốn tất cả sinh viên sẽ đến tham dự event hay chỉ một vài nhóm đặc biệt, ví dụ sinh viên năm 2 ngành marketing? Càng làm chi tiết, rõ ràng thì chiến lược quảng bá càng hiệu quả.

Đặt ra mục tiêu (có tính thực tế)

Định rõ bạn muốn đạt được gì từ việc tuyên truyền về event. Ví dụ bạn tập trung vào số lượng khán giả,như bán được bao nhiêu vé, đạt mục tiêu gì về thu nhập, hay tập trung vào đặc điểm khán giả, không cần nhiều, chỉ cần đúng đối tượng mà thôi? Phải làm rõ điều này chiến dịch quảng bá của bạn mới đi đúng hướng.

Phát triển một kế hoạch:

Lên một kế hoạch giúp bạn đạt mục tiêu với ngân sách thực tế và thời gian cụ thể.

Phương tiện: Thời gian tối thiểu

Gửi mail hàng loạt: Ít nhất 48 giờ trước event

Thông cáo báo chí: 1 đến 2 tuần

Thông cáo báo chí cho báo giấy: 4 đến 6 tuần

Lập 1 website: 3 đến 4 tuần

Poster, bandrol: 2 đến 4 tuần

Tờ rơi: 4 tuần

Gửi thư: 1 đến 2 tuần

PintAD,TVC: 6 đến 8 tuần

DIG: Không chuyển nhượng Khu đô thị mới Nam TP.Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

Tổng Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Xây dựng (DIG) khẳng định không chuyển nhượng lại Dự án này, mà Công ty sẽ thực hiện tự doanh.

DIG cho biết, một số trang thông tin điện tử đưa tin DIG đã chuyển nhượng Dự án Khu đô thị mới Nam TP.Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, thu được 1.200 tỷ đồng lợi nhuận. Bằng văn bản này, DIG khẳng định thông tin trên là không chính xác.

Thông tin trên có thể xuất phát từ việc một số tổ chức đến DIG đặt vấn đề chuyển nhượng một phần dự án để trở thành nhà đầu tư thứ phát.

Sau khi xem xét, HĐQT của DIG nhận thấy với năng lực tài chính và kinh nghiệm đầu tư vào các khu đô thị mới, phương án tự doanh dự án sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn. Do đó, DIG khẳng định không có việc chuyển nhượng dự án như một số trang thông tin điện tử đã đưa tin.

Dự án Khu đô thị mới Nam Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc là dự án được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất, diện tích 446,92 ha thuộc địa phần thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc.

Tổng mức đầu tư dự án là 8.700 tỷ đồng, thời gian thực hiện dự kiến khoảng 13 năm (2007-2020) chia làm 03 giai đoạn.

Theo kế hoạch, DIG sẽ hoàn thành việc đền bù giai đoạn 1 trong quý II/2010, hoàn thiện việc đầu tư hạ tầng kỹ thuật và đưa vào khai thác trong quý II/2011.

Đến nay, dự án đã đền bù được trên 60 ha, dự kiến đến quí II/2010 sẽ đền bù xong giai đọan 1 với tổng diện tích 188 ha. DIG sẽ khởi công xây dựng hạ tầng kỹ thuật giai đoạn 1 vào tháng 12/2009.

Nếu thị trường bất động sản thuận lợi, DIC Corp sẽ khai thác giai đoạn 1 của dự án ngay trong năm 2010, sớm hơn kế hoạch đề ra.

Sự kiện Đại Lâm - 10 sự kiện nổi bật nhất châu Á năm 2009 - Kỳ 1

Châu Á trước đại dịch cúm A/H1N1, cuộc bầu cử bước ngoặt ở Nhật Bản, động thái mới liên quan đến Triều Tiên, Iran, Afghanistan, quan hệ hai nước láng giềng Campuchia-Thái Lan, vấn đề kinh tế và vị thế của châu Á… là những sự kiện nổi bật nhất khu vực trong năm nay.

1. Cúm A/H1N1đe dọa châu Á:Mặc dù bùng phát ở Bắc bán cầu hồi tháng 4, nhưng dịch bệnh nhanh chóng lây lan mạnh. Rút kinh nghiệm từ dịch SARS năm 2003, rồi dịch cúm gia cầm sau đó một năm, ngay khi dịch cúm A/H1N1 bùng phát, châu Á đã tăng cường các biện pháp phòng chống. Tuy nhiên, diễn biến của dịch ngày càng nghiêm trọng khiến Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) phải cảnh báo nguy cơ châu Á trở thành “ổ dịch lớn” của cúm A/H1N1.

2. Sri Lanka giải phóng khỏi LTTE: Tư lệnh quân đội Sri Lanka, Trung tướng Sarath Fonseka ngày 18/5 tuyên bố quân đội nước này đã xóa sổ hoàn toàn lực lượng phiến quân Những con Hổ giải phóng Tamil (LTTE), thống nhất đất nước vốn bị chia cắt bởi cuộc chiến ly khai kéo dài 25 năm qua.

 

Người dân Sri Lanka mừng chiến thắng

3. Triều Tiên thử hạt nhân lần 2 vào ngày 25/5, tiếp theo đó là loạt vụ tên lửa, đơn phương hủy bỏ tất cả các hiệp định ngừng đối đầu chính trị, quân sự với Hàn Quốc. Tuy nhiên, đến tháng 8, hai tuần sau ngày tiếp đón cựu Tổng thống Mỹ Bill Clinton và trả tự do cho hai nhà báo Mỹ bị giam về tội xâm nhập lãnh thổ bất hợp pháp,Triều Tiên phát tín hiệu hòa giải với Mỹ.

 

Vụ thử thứ 2 được cho là mạnh hơn nhiều vụ thử đầu tiên năm 2006

4. Khủng hoảng ở Iran: Bùng nổ sau cuộc bầu cử tổng thống ngày 12/6, khiến dư luận thế giới hết sức quan tâm, làm trầm trọng thêm quan hệ giữa Iran với phương Tây – vốn đang lo ngại về chương trình hạt nhân của nước này. Tehran cáo buộc Mỹ và Anh đứng sau các cuộc nổi dậy phản đối kết quả bầu cử, dọa bắt giữ các nhân viên sứ quán Anh. Ngày 29/6, kết quả chính chính thức xác nhận Mahmoud Ahmadinejad là người chiến thắng.

Bạo loạn đã nổ Iran

5. Afghanistan đang ở thời điểm thử thách: Bầu cử tổng thống tại đây ngày 20/8 bị coi là gian lận trên quy mô lớn, dẫn đến khủng hoảng chính trị rất nghiêm trọng, đặt Afghanistan bên bờ vực của bạo lực và đổ máu và đặt Tổng thống Mỹ Barack Obama trong 2 gọng kìm áp lực: một mặt từ phía công luận không ủng hộ việc Mỹ can thiệp vào Afghanistan; mặt khác phía quân đội lại muốn chi viện ít nhất 40.000 binh sỹ Mỹ cho địa bàn này. Ngày 1/12, Obama tuyên bố chiến lược mới liên quan đến chiến trường Afghanistan, theo đó sẽ gửi thêm 30.000 quân đến vùng chiến này.

 

Hamid Karzai tái cử sau nhiều tranh cãi

Sự kiện Đại Lâm - Đèn PAR

Đèn PAR là chữ viết tắt của Parabollic Aluminum Reflector (chóa phản chiếu bằng nhôm hình paraboll). Loại đèn này xuất xứ đã lâu, có lẽ 1 trong những người sản xuất đầu tiên là Ronie Altman tại Altman Stage Lighting ở New York năm 1970. Và Bill McManus đã sử dụng 500 đèn PAR Altman tại Jetro Tull’s Passion Play tour vào cuối năm 1971 (theo James L. Moody trong cuốn Concert Lighting xuất bản năm 1998).

Loại đèn này (light fixture), là loại loại cơ bản không thể thiếu trong các buổi hòa nhạc (concert), còn trong nhà hát kịch (theatre) phải thêm các loại đèn khác như Leko, Fresnel v.v. Nó tạo thứ ánh sáng nền mượt mà, không bị tương phản, có thể dùng dimmer để tạo ra những khoảng sáng, tối mờ ảo. Reflect thì nó có chiều sâu, bóng của đối tượng. Cấu tạo rất đơn giản (dĩ nhiên là rẻ tiền nhất), gọn nhẹ, dễ di chuyển, thay bóng (lamp) dễ dàng, cho nên nó là loại đèn thông dụng nhất cho tới hiện nay.

Hình trên đây minh họa tất cả các chủng loại đèn PAR, từ PAR 16 – 26 – 36 – 38 – 46 – 56 đến lớn nhất là PAR 64. Các loại PAR trước đây gắn bóng halogen 2 chân cắm với công suất từ 30 đến 1000W độ Kenvin khoảng 2.700 K. Hiện nay thường sử dụng loại tích hợp bóng và chóa phản chiếu bằng thủy tinh kết liền một khối, trong rút chân không nên bền hơn rất nhiều, ở VN gọi là bóng đúc. Nhưng có cái là khi đứt bóng phải thay cả khối, hơi bị tốn tiền.

PAR-64 pha trung bình (medium flood) (M) là thông dụng nhất. Kế đến là loại luồng hẹp (narrow spot) (N) hay luồng rất hẹp (very narrow spot) (VNSP). Loại thứ tư là rộng (wide) (W) cũng được sử dụng. Tùy theo bối cảnh mà ta sử dụng cho thích hợp. Minh họa :



Ngoài ra PAR phải có một phụ kiện cần thiết là giấy lọc màu (color filter). Đèn PAR nào cũng có một cái rãnh để gắn những tờ giấy màu này. Color filter làm bằng chất liệu chịu nhiệt, không cháy, nếu quá nhiệt chịu đựng, nó chỉ nhăn lại nhưng không phát ra ngọn lửa, rất an toàn. Về sau phát minh ra Color change (Color call) là thiết bị gắn trên rãnh của đèn PAR nhưng có thể đổi được 16 màu căn bản bằng tín hiệu DMX 512. Điều này khi thiết kế sân khấu giảm được số luợng đèn PAR (nhưng lại thiếu cái gì để ngón tay cựa quậy …).



Fantasia thêm có thể lấy PAR 36 (pinspot) kết nối 4 hoặc 8 đèn như hình dưới đây, rất đẹp.



Thiết kế cho 1 sân khấu trung bình khoảng bao nhiêu đèn PAR là hiệu quả? Thiết kế “medium stage” của chuyên gia nước ngoài cho show diễn ngoài trời của ban nhạc Air Supply tại Hội Chợ Giảng Võ Hà Nội năm 1997 là 98 cái PAR 64. Ít quá hả? Tôi thấy đúng, vì sao? Con ngươi (đồng tử) của mắt người ta rất linh hoạt, khi gặp ánh sáng quá lớn nó sẽ tự động đóng lại, ngược lại khi tối quá nó lại mở ra. Cho nên chỉ cần ánh sáng trung bình từ 40 đến 60 Lux là được. Tôi làm show hội diễn 9 dòng sông Cửu long ở Sóc trăng năm 1998 chỉ với 24 PAR 64, đài truyền hình Cần thơ quay coi vẫn đẹp như thường. Làm sáng quá, chỉ tội những cây đèn kỹ xảo khác cũng phải tăng công suất lên theo, cộng lại rất hại cho mắt đấy các bạn.

Có lần tôi hỏi Hữu Tài, trùm ánh sáng VN : “Cha làm gì mà chơi đến 400 cây PAR cho sân khấu nhỏ này vậy?” Thì được trả lời : “ Phải gắn nhiều đèn lên thì mới lấy được nhiều tiền chớ !” Bó tay chấm com luôn. VN luôn là như vậy !!!

Còn một điều nữa là khi sử dụng PAR, bạn phải có Dimmer. Thiết bị này giúp bạn có thể gia giảm ánh sáng từng đèn, từng loại màu được. Còn nữa, bạn để đèn tắt lâu, nguội hẳn, nhất là khi trời lạnh, khi bật đèn lên full 100% rất dễ bị nổ bóng đèn. Nguyên nhân là do khi nhiệt độ giảm, điện trở trong R của tim bóng đèn sẽ hạ thấp dẫn tới tăng công suất thực sự của bóng làm nổ bóng, có khi làm cháy Pack luôn. Trước khi sử dụng PAR, bạn hãy đẩy Dimmer lên một chút, giúp nung nóng tim đèn, khi chạy full không bị nổ. Trong những Pack công suất chuyên dùng cho PAR loại cao cấp đều có contact Pre-heat đưa vào tim đèn 1 hiệu điện thế nhưng với tần số cao (không làm sáng tim đèn) giúp bóng được bền như trên.

Sự kiện Đại Lâm - Cách sử dụng và bảo trì máy tạo khói sân khấu

Máy tạo khói (smoke machine) là một thiết bị quan trọng cho ánh sáng SK. Các bạn đừng coi thường thiết bị đơn giản này. Không có nó, ánh sáng mất đi 50% độ sáng và độ thẩm mỹ đấy. Màn khói tạo ra có tác động cản ánh sáng đèn lại, tạo thành luồng, SK sẽ rực rỡ hơn, chưa kể những lúc chơi tạo effect mạnh.

Bỏ qua những thiết bị tạo khói khác dùng khí Nitơ lỏng hoặc CO2 đặc (nước đá khô), trong bài này, chỉ trình bày về loại thiết bị tạo khói bằng phương pháp áp nhiệt. Nó là một ống đồng dài uốn theo hình xoắn ốc được đặt cạnh điện trở nhiệt công suất lớn (vài trăm đến vài nghìn watt). Tất cả nằm trong một khối nhôm đúc liền bao bọc toàn thể, kèm theo một đầu dò nhiệt (temp sensor). Ở đầu vào ống đồng là một bơm điện nhỏ (pump) dùng để bơm dung dịch tạo khói vào ống đồng từ bình chứa. (xem hình vẽ)

Khi resitor được nung nóng và truyền nhiệt ra cả khối nhôm, sensor nhiệt sẽ ấn định nhiệt độ tối đa của toàn khối để ngắt mạch điện nung nóng, khoảng 212 độC. Đến thời điểm này thiết bị sẽ tự nối mạch để ta có thể cấp điện cho bơm.

Dung dịch tạo khói là một hỗn hợp giữa nước và nhiều hóa chất. Khi bơm vào trong ống đồng. dưới nhiệt độ cao, hóa chất sẽ sôi và tạo khói (ở khoảng 160 độ C). Nước trong dung dịch cũng sôi và tạo ra áp suất cực lớn đẩy hết số hóa chất này ra ngoài, tạo khói. Khi nhiệt độ giảm, tới mức nào đó, mạch điện ổn định nhiệt sẽ nung nóng resitor trở lại và đồng thời cắt mạch của bơm. Thiết bị hoạt động theo chu kỳ tuần hoàn như vây. Cho nên, với các máy tạo khói công suất nhỏ, mau giảm nhiệt, đôi khi bạn bấm bơm không thấy hoạt động là nó đang nằm trong chu kỳ chết. Tránh trường hợp điều khiển không theo ý muốn này, bạn phải trang bị một máy tạo khói có công suất lớn hơn, lâu giảm nhiệt hơn.

Về cách sử dụng, bạn nên đặt máy dưới sàn xịt thẳng vào giữa SK. Nếu ở ngoài trời có gió to, bạn phải đặt theo chiều gió vào SK, để gió không thổi ngược khói ra ngoài, rất tốn dung dịch tạo khói. Nếu chương trình ca nhạc sôi động, thỉnh thoảng lúc cao trào, bạn đánh thẳng vào giữa SK cho hai luồng khói gặp nhau bốc lên cao, rất đẹp. Có lần tôi chơi AS ờ SK Lan Anh, sử dụng 5 máy khói 3500w, xịt SK mù mịt, kết hợp với Strobe và tia Lazer 5w thật mạnh, diễn viên bước từ làn khói này ra thật tuyệt vời, cứ như xem phim Holywood không bằng.

Bạn có thể dùng 8 hay nhiều hơn máy khói nhỏ cỡ Geni 700, Antari Z800 đặt hướng lên trên trần SK và cho ra những luồng khói thẳng cùng lúc gây effect rất đẹp. Kỷ lục tôi sử dụng đồng thời là 16 máy tạo khói các loại tại một vũ trường ở Sàigòn đấy các bạn.

Với SK nhạc êm dịu, trữ tình, bạn đặt trước máy tạo khói một cái quạt nhỏ cỡ B300. Có thể dùng loại quạt có cánh đảo chiều quay vòng để khói chui qua quạt tỏa đều ra SK, tạo không gian mờ ảo, dễ ăn đèn hơn. Nếu thiết bị có bộ tự động, bạn chỉnh sao cho nó ra cách khoảng đều đặn, nhìn không thấy được luồng khói nhưng vẫn cảm giác có khói là được.

Nói chung, việc sử dụng thiết bị tạo khói vẫn do óc sáng tạo của bạn, những cách tôi viết trên đây chỉ là một sự hướng dẫn nhỏ mà thôi, các bạn cứ tìm tòi và hoàn thiện hơn nữa nhé.

Những hóa chất tạo khói, nếu đúng tiêu chuẩn, qui cách, thì hoàn toàn không độc hại (non toxic), hít thở thoải mái không ngộp (trừ trường hợp uống luôn vào bụng thì không kể). Có rất nhiều diễn viên, tỏ ra ngại ngùng khi thấy SK có nhiều khói. Thật hay giả bộ không biết, nhưng các bạn hãy mặc kệ họ, vẫn sử dụng như bình thường. Chúng ta vì cái chung chứ không phải lo cho sự ỏng ẹo của vài người, nếu họ không chịu thì đừng diễn.

Nhưng có một điều quan trọng, hóa chất tạo khói là loại ngậm dầu, khi trở về trạng thái lỏng thì không bao giờ khô. Nếu các bạn đặt luồng xịt của máy khói gần một thiết bị AT AS nào đó có quạt hút giải nhiệt thì nó sẽ bị hút và đọng dầu vào thiết bị đó. Lâu ngày sinh ra rất nhiều dầu, có thể hư hỏng thiết bị đấy. Dân làm AS cứ bị dân AT cự nự về vấn đề này. Các bạn để ý và cẩn thận nhé.

Còn nữa, bản thân dung dịch tạo khói không có mùi. Nhưng nếu sử dụng lâu ngày, sẽ có những cặn hóa chất không thoát ra ngoài được, dưới nhiệt độ cao sẽ bị cháy sinh ra chất andehyt có mùi khét. Bạn phải vệ sinh máy khói định kỳ thật tốt, không để thiết bị nung nóng trong thời gian chờ quá lâu. Bạn khởi động máy trước show diễn 15 phút là vừa, khi không dùng liên tục thì tắt đi. Sau khi sử dụng khoảng 5,7 lít dung dịch tạo khói, bạn nên cho máy xịt không khoảng ½ lít nước sạch để ống đồng trong đó không bị đóng cặn hóa chất. Lỗ thoát của máy, bạn phải thông cho thật kỹ. Có bạn còn pha hóa chất tạo mùi vào trong dung dịch để át mùi khét nữa, tôi xin khuyến cáo là không nên. Những hóa chất tạo mùi thông dụng trên thị trường đều là mùi công nghiệp (mùi thực phẩm rất mắc), khi nung nóng ở nhiệt độ cao sẽ bị mất mùi, biến chất, sinh ra chất rất độc hại khi hít vào. Thứ hai, khi sử dụng trong không gian chật hẹp như bar, vũ trường, nhà hát nó sẽ đọng lại thành mùi không phai khó tả, lâu dần lẫn mùi vào màn, phông, rất khó chịu. Các bạn cứ vệ sinh, bảo trì tốt như trên sẽ loại hẳn vấn đề này.

Khi máy tạo khói của bạn không xịt ra khói mà lại ra nước, bạn coi lại hệ thống điều nhiệt xem. Có thể vì lý do nào đó nó không tạo đủ nhiệt cần thiết cho hóa chất sôi hoàn toàn, nên còn sót lại nước. Và nhớ để ý khi nào sẽ hết dung dịch tạo khói, vì nếu cứ bấm liên tục sẽ làm cháy bơm đấy.



Hầu hết các hãng sản xuất thiết bị AS đều chế tạo máy khói. Nhưng chỉ có một hãng nổi tiếng chuyên một loại thiết bị khói này thôi. Đó là hãng Antari của Taiwan. Gần đây, hãng này có sản xuất một loại máy tạo khói thấp (low level smoke machine). Nguyên lý của loại máy này là khi khói thoát ra được dẫn xuyên qua một thiết bị làm lạnh, như giàn lạnh của máy điều hòa vậy (sau này để giản tiện hơn, cho qua 1 thùng đựng nước đá cục khoảng 9 kg). Màn khói này, sau khi làm lạnh, sẽ nặng hơn không khí không bốc lên cao được, sẽ chảy như nước trên sàn SK. Khuyết điểm của loại máy này là rất kỵ gió, luồng gió của máy điều hòa thổi ra cũng đủ làm lệch luồng khói, rất khó thiết kế. Ca sĩ Phương Thanh rất thích loại khói này (chả là rất mát mà). Khói Nitơ lỏng còn thích hơn (-198độC khi thoát ra không khí). Ngông hơn nữa, cứ tới màn diễn là cô nàng tự bỏ tiền ra mua Nitơ lỏng về xịt cho riêng mình, vừa đẹp, vừa mát (?). Nhưng không rẻ, 1.000USD luôn công cho khoảng 10 phút xịt tràn SK, khủng chưa?

Sau cùng là một chuyện vui nữa : Hầu hết các máy tạo khói trên thị trường VN bây giờ đều sử dụng Remote thay cho contact bấm cho giản tiện. Những máy có cùng series thì lại chung một tần số receive. Điều gì xảy ra khi tôi tới chỗ bạn đang làm và đem theo một bó remote nhiều series !!! Tôi cũng phá nhiều người khác rồi nên chỉ dám dùng loại contact bấm thôi (sic).

Sự kiện Đại Lâm - Các loại đèn kỹ xảo

Trên SK chuyên nghiệp ít sử dụng đèn kỹ xảo, thường nó chỉ có ở các Bar, Vũ trường. Cũng có một số có thể áp dụng vào SK để tăng thêm tính đa dạng của AS.

-Đèn Strobe light : Tạo ra ánh sáng như đèn flash để chụp hình nhưng mạnh hơn rất nhiều. Công suất từ 750w tới 4Kw. Trên SK dùng nó trong những scene cao trào kết hợp với khói và lazer.

-Đèn cực tím (UV) (black light) : Dùng làm màu nền của SK khi tắt hết đèn. Có thể giữ sáng liên tục, không tắt trong khi biểu diễn. Ánh sáng của loại này sẽ pha vảo những màu khác làm tươi màu lên, nổi bật nhiều màu có đặc tính phản quang, nhất là màu trắng. Có 2 loại đèn UV black và blue, loại blue màu ra sáng hơn loại black.



-Đèn mặt trời (sun light) : Có 2 loại, đơn và đôi, loại đôi có 2 tia sáng giống ánh sáng mặt trời quay ngược chiều nhau. Trên SK thường đặt chính giữa chiếu vào phông, sau lưng bộ trống jazz. Đèn này chỉ chơi lúc mở màn hay mở đầu bài nhạc, chưa có ánh sáng. Không nên lạm dụng nhiều, hóa nhàm.



-Đèn trung tâm (centre-piece) : Đã gọi là đèn trung tâm nên bao giờ cũng đặt chính giữa. Ở SK nên chiếu vào phông tạo hoa văn linh động.




-Đèn lazer : Do diode silicon phát sáng tạo thành tia sáng thẳng, không bị khuyếch tán tia nên có thể chiếu rất xa. Tùy theo màu sắc lựa chọn, có những bước sóng như : red=628nm, green=532nm và blue=446nm. Thường mỗi đèn chỉ có 1 tia đỏ hay lục. Nếu pha hai màu đỏ và lục sẽ có 8 màu và sẽ là 16 màu nếu có lazer 3 tia màu, đặc biệt có thêm màu trắng vì 3 màu cộng lại. Riêng bước sóng màu đỏ rất hại cho mắt con người, khi sử dụng không nên chiếu thẳng trực tiếp vào mắt, cùng lắm chỉ được quét qua thật nhanh thôi.

Công suất phát sáng của đèn lazer từ 5mW tới 20W. Trước đây vài năm, những loại đèn có công suất trên 3W phải chế tạo bằng Vacuum tube nên cồng kềnh, đôi khi còn phải giải nhiệt bằng nước nhưng đến nay đã được dần dần thay thế bằng bán dẫn.

Cách sử dụng lazer rất phức tạp. Có thể điều khiển nhiều kính chỉnh tia cho phản chiếu làm thành hình gấp khúc hoặc dùng motor chiếu ra những làn sóng. Với 2 kính có motor quay ở 2 góc tọa độ xy, có computer xử lý, nó có thể vẽ thành nhiều hình bất kỳ, có thể vẽ thành 1 đoạn phim hoạt hình như nhiều hãng chế tạo đã demo.

Thiết bị phụ trợ cho lazer là những màn khói, màn vải thưa và cầu kỳ hơn có thể dùng màn nước bằng những tia nước phun thành mặt phẳng để tia lazer xuyên qua trở nên lung linh hơn. Bạn nào có xem buổi khai và bế mạc Seagame VN tại sân Mỹ Đình có lẽ đã thưởng thức kỹ thuật này.







-Những thiết bị phụ trợ khác : Tuy không phải là đèn chiếu sáng nhưng các thiết bị này cũng góp phần tạo cho SK đa dạng hơn :

Trái châu kính phản chiếu tia : Nếu muốn làm ánh sao trên bầu trời thì dùng thiết bị này đặt gần phông, dùng tia sáng nhỏ chiếu vào.

Đèn tạo mây : Như một đèn chiếu phim slide có hình mây, cho di chuyển thật chậm.

Máy tạo khói : Đã viết trong các bài trước.

Máy phun bong bóng : Như các em nhỏ chơi trò thổi bóng xà phòng, như sử dụng máy sẽ ra nhiều hơn và liên tục.

Máy tạo tuyết : Gồm những bọt xà phòng nhỏ li ti kết dính lại, trông xa giống tuyết rơi. Lưu ý khi sàn sân khấu bằng gỗ trơn hay gạch men, coi chừng diễn viên bị té ngã vì rất trơn.

Máy phun conffeti : Để ý khi phun vào nhũng thiết bị điện vì giấy có tráng nhôm, có thể dẫn điện gây đoản mạch.

Sự kiện Đại Lâm - CompuCAD, phần mềm thiết kế ánh sáng

Các bạn làm công tác thiết kế SK, hay thiết kế một hệ thống AS, thường dùng PhotoShop làm công cụ vẽ. Nhưng cũng rất khó để trình bày tất cả các ý tưởng của bạn cho chính xác. Trong kỹ thuật thiết kế SK, có rất nhiều phần mềm chuyên dùng để làm chuyện này. Các phầm mềm cao cấp, dĩ nhiên là không thể cho không, có loại lên tới 3.500USD cho từng chuyên mục AT hay AS.

Nhưng khoan hãy nói tới vấn đề cao cấp trên, hôm nay tôi xin giới thiệu với các bạn mới vào nghề một software cracked thiết kế AS đơn giản nhất. Đó là CompuCAD version 1.20 R1. Tuy hơi đơn giản, nhưng nó cũng làm được rất nhiều chức năng như:

-Thiết kế SK bằng những Panel có sẵn với kích thước thực tế. (bục cho ban nhạc, cầu thang v.v)

-Lắp ráp giàn khung treo đèn bằng những module.

-Gắn tất cả các loại đèn thông dụng (như PAR) với công suất, filter màu và góc chiếu sáng ấn định do người thiết kế.

-Tất cả được thiết kế theo không gian 3 chiều (3D) chính xác theo thực tế.

-Và bạn có thể bật, tắt từng cái đèn hay tất cả để hình dung được AS thực tế trên SK bạn sẽ làm như thế nào, từng scene một.

-Bạn nào rành về đồ họa có thể vẽ thêm phông, màn v.v.

Khi hoàn tất bạn có thể xem và in ra theo chế độ render (như AutoCAD) theo nhiều góc độ.

Dễ trước, khó sau, bây giờ, bạn hãy download (zip files 22Mb) về máy bạn, giải nén và setup.

http://www.mediafire.com/?xm0knwi4imt

Software này có thể confitch với một số chip máy tính. Gặp trường hợp cài đặt không được, khi setup bạn bỏ phần DAO files trong 4 phần lựa chọn. Khi hoàn tất bạn nhớ click vào file crack.exe và lựa đường dẫn cho đúng, thí dụ: c:\CompuCAD\Grender\bin\ . Khi máy chạy ổn định (có thể bị hỏi vài câu, bạn bỏ qua bằng cách click OK), nếu cần, bạn có thể cài riêng DAO trở lại như lúc đầu (bỏ 3 phần lựa chọn kia).

Chúc các bạn cài đặt thành công.