Hướng dẫn tổ chức sự kiện lễ hội hóa trang

Sự kiện lễ hội hóa trang là hình thức sinh hoạt tập thể hấp dẫn, vui nhộn đối với thanh niên. Thông qua một hay nhiều chủ đề khác nhau, mọi người tham gia hội hóa trang bằng cách thay đổi trang phục, trang điểm, đeo mặt nạ, trùm khăn, đóng giả vai người khác để giao lưu, nhảy múa, vui chơi tạo không khí vui nhộn hấp dẫn, thú vị, từ đó dẫn đến những mối quan hệ thân thiện. to chuc su kien

Co hai quy mô hóa trang thường được thể hiện trong dạ hội.

I. Quy mô lớn:

Tất cả mọi người tham gia sinh hoạt tập thể đều hóa trang. Tổ chức với quy mô này, mỗi một cá nhân đều phát huy hết khả năng vốn có của mình, đóng góp tích cực cho dạ hội, tạo sự hấp dẫn bất ngờ, thú vị trong thiết lập các mối quan hệ. Tuy nhiên, Ban tổ chức sẽ khó điều khiển chương trình và hướng dẫn theo chủ đề đã định sẵn từ trước.

1. Cách chuẩn bị:

• Thành lập ban tổ chức dạ hội, thông qua chủ đề đến từng đoàn viên, thanh niên, ví dụ: Trang phục của thanh niên thế kỷ 22, những người bạn bốn phương… Dựa vào chủ đề, mỗi người tự chọn trang phục và cách hóa trang riêng của mình.
• Thống nhất thời gian, địa điểm , thực hiện.
• Ban tổ chức có quyền kiểm tra, hướng dẫn góp ý hóa trang nhưng tuyệt đối giữ bí mật cho mọi người.
• Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng và lời dẫn chương trình.
• Thông báo nội dung chương trình trước cho mọi người chuẩn bị.

2. Tiến hành:

• Đúng giờ diễn ra dạ hội dùng ánh sáng mờ ảo hoặc dùng đống lửa (nếu tổ chức trong dịp lửa trại) tạo không khí huyền bí ban đầu. Dùng tiếng vọng đọc lời dẫn (tùy chủ đề mà viết lời bình cho phù hợp).
• Dành thời gian đầu múa hát tập thể để mọi người làm quen nhau qua hóa trang.
• Giới thiệu các “nhân vật nổi tiếng” phát biểu ý kiến hay biểu diễn một trò ảo thuật, bài hát, trò chơi… (có thể dùng phương pháp hái hoa dân chủ). Người tham dự có thể tự giới thiệu bằng phương pháp độc đáo, khôi hài, dí dỏm.
• Tổ chức vũ hội tạo không khí thân mật giữa người tham gia.
• Kết thúc dạ hội: ban tổ chức có thể phát phần thưởng khen ngợi, biểu dương các cá nhân, tập thể hay nhóm hóa trang tốt. Phần kết thúc có thể bỏ hóa trang để mọi người nhận ra nhau tạo sự bất ngờ vui vẻ.

II. Quy mô nhỏ:

Tham dự hóa trang chỉ có một nhóm người hay một vài người. Quy mô này thường được thực hiện đang xen trong một buổi dạ hội chung hay một buổi sinh hoạt chủ đề.

1. Công tác chuẩn bị:

• Tìm chọn kịch bản, vở diễn, đoạn độc thoại, đối thoại hay thiết kế một tình huống, một sự kiện diễn ra trong cuộc sống hàng ngày theo chủ đề được định sẵn nhu: ứng xử tâm lý, tình bạn, tình yêu, sinh đẻ có kế hoạch, ngoại giao…
• Trên cơ sở các vấn đề trên tìm chọn những đoàn viên, thanh niên có khả năng hóa trang, có năng khiếu nói, hát, múa… để hóa trang thành các nhân vật ấn tượng, mới lạ.
• Nghiên cứu chương trình chung, từ đó chọn thời điểm để thực hiện hóa trang cho hợp lý, tạo sự bất ngờ thú vị cho mọi người.

2. Tiến hành:

• Khi đến thời điểm xuất hiện hóa trang cần đọc lời dẫn gây cảm hứng và sự chú ý ban đầu của mọi người.
• Hóa trang xuất hiện thường gây cười nên bao giờ cũng dành ít phút làm động tác chào thân thiện khán giả.
• Sắp xếp các tiết mục hóa trang phải đảm bảo tạo cho người xem từ bất ngờ này đến bất ngờ lý thú khác và kết thúc bằng một tiết mục hóa trang gây ấn tượng mạnh.
• Kết thúc phần dạ hội hóa trang, nên tổ chức cho tất cả mọi người tham gia xuất hiện lần cuối chào mọi người bằng động tác riêng của mình.

Chú ý:

Khi hóa trang có thể đóng giả nữ, đóng giả người ngoại quốc, đóng vai các ca sĩ nhưng phải đảm bảo vui cười lành mạnh, không kệch cỡm thô thiển, thiếu văn hóa gây khó chịu cho mọi người và làm giảm đi hiệu quả giáo dục của buổi dạ hội.

Hóa trang phải đảm bảo dễ thực hiện, không cầu kỳ nhưng hấp dẫn. Phải bí mật, bất ngờ, gây được ấn tượng mạnh. 

to chuc su kien

Sưu tầm

TỔ CHỨC SỰ KIỆN: NGHỀ HẤP DẪN CHO NGƯỜI YÊU THÍCH SỰ NĂNG ĐỘNG

Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

Vậy, tổ chức sự kiện là gì và thế nào được xem là một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi?

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện, Nokia thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện

Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình". "Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng..." là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.

Vui buồn hậu trường của nghề tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện mang đến niềm vui vô bờ khi sự kiện thành công và cả sự “lên ruột” khi sự cố không mời mà đến. Ví dụ, đó là trường hợp khi các nhân vật chính của sự kiện đến trễ vì lý do nào đó, như khi ca sĩ chính mắc chạy “sô” đến trễ, khiến cho nhà tổ chức “lên ruột”. Khi đó, người tổ chức sự kiện cần linh hoạt thay đổi chương trình cho phù hợp, để không phải lệ thuộc vào người đến trễ. Và trong một số trường hợp các MC tài năng như Thanh Bạch sẽ là những người có thể “cứu được bàn thua trông thấy” khi họ có khả năng biểu diễn tuyệt hay trong khoảng ngắn thời gian chờ đợi các nhân vật “đinh” đến muộn này.

Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Đối với các sự kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng giao phó cho các công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện nay chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện mà người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện và từ chính yêu cầu của khách hàng.

Hiện thực hóa mục tiêu mọi người dân đều có chỗ ở

Những trăn trở để đạt mục tiêu mọi người dân trong xã hội đều có chỗ ở sẽ sớm thành hiện thực khi thị trường nhà ở hàng hóa và phi hàng hóa được phân định rõ ràng. 

Quyền có chỗ ở

Phát triển nhà ở là trách nhiệm của Nhà nước, của xã hội và cả người dân - Bộ trưởng Bộ Xây dựng Trịnh Đình Dũng khẳng định. Bởi vậy, muốn đảm bảo các mục tiêu chiến lược phát triển nhà ở với tầm nhìn dài hạn vừa được Bộ Xây dựng trình Chính phủ thì cần phải phân định rõ thị trường nhà ở hàng hóa và phi hàng hóa để hướng tới từng nhóm đối tượng cụ thể, nhằm sớm hiện thực hóa mong ước mọi người dân đều có chỗ ở.

Suốt một thời gian dài, nhiều dự án phát triển nhà ở được triển khai nhưng chưa xuất phát từ quy hoạch cũng như nhu cầu của người dân. Một số địa phương chưa quan tâm đúng mức đến việc xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển nhà ở... Đây là nguyên nhân dẫn đến tình trạng lệch cán cân cung-cầu và khiến việc phát triển các loại hình nhà ở chưa đáp ứng được nhu cầu của nhiều tầng lớp dân cư. To chuc su kien

Bên cạnh đó, biến động mạnh của thị trường cũng gây ảnh hưởng xấu, hạn chế việc tạo lập chỗ ở của người dân. Điển hình là giá nhà tăng cao, vượt quá khả năng tài chính của một bộ phận lớn dân cư khiến sức ép về nhà ở ngày càng tăng, nhất là tại khu vực đô thị. Nhóm đối tượng công chức, viên chức, lực lượng vũ trang hưởng lương từ ngân sách nhà nước, những người có thu nhập trung bình và thu nhập thấp lại càng khó khăn hơn khi muốn tạo lập nhà ở cho bản thân và gia đình. Hiện tượng đầu cơ, làm giá, mua đi bán lại nhà ở để kiếm lời diễn ra tương đối phổ biến và đã từng gây ra "sốt ảo" khiến làm thị trường đã yếu lại càng phát triển thiếu bền vững.

Phần lớn nguồn cung về nhà ở trong thời gian vừa qua chủ yếu do các hộ gia đình, cá nhân tự xây dựng. Hiện chỉ có một số đô thị lớn như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng thực hiện phát triển nhà ở theo dự án. Hình thức chia lô, bán nền để người dân tự xây dựng nhà ở dẫn đến tình trạng xây dựng sai quy hoạch dọc các trục đường giao thông, tuyến đê, kênh rạch... phổ biến tại nhiều nơi. Nhiều dự án mô nhỏ lẻ chưa bảo đảm kết nối đồng bộ trong cùng khu vực.

Bộ Xây dựng nhận định, kế hoạch phát triển nhà ở hiện vẫn phụ thuộc vào tiến độ thực hiện dự án của các chủ đầu tư trong khi Nhà nước chưa chủ động để can thiệp, điều tiết việc cân đối cung-cầu của thị trường nên nhà ở phi hàng hóa đặc biệt thiếu.

Bên cạnh đó, quỹ đất sạch để phát triển nhà ở cho các đối tượng chính sách xã hội, người có thu nhập thấp và người nghèo cũng hạn hẹp, gây khó khăn khi giải quyết nhà ở cho một bộ phận lớn dân cư đô thị, ảnh hưởng tới mục tiêu bảo đảm an sinh xã hội. to chuc su kien

Hiện thực hóa mục tiêu

Theo Bộ trưởng Bộ Xây dựng Trịnh Đình Dũng, xác định phát triển nhà ở là một trong những nội dung quan trọng của chính sách phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa thì Nhà nước cần tạo điều kiện để khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia phát triển nhà ở hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của các đối tượng có khả năng chi trả; đồng thời, rất cần chính sách hỗ trợ đặc biệt để phát triển nhà ở phi hàng hóa (trong đó chủ yếu do Nhà nước can thiệp), nhằm đáp ứng nhu cầu về chỗ ở cho nhóm đối tượng không có khả năng chi trả theo cơ chế thị trường.

Trên thực tế, loại hình nhà ở hàng hóa sẽ tự điều chỉnh giá theo xu hướng do thị trường quyết định. Tuy nhiên, kể cả loại hình nhà ở này vẫn phải có vai trò điều tiết của Nhà nước về sở hữu đất ở, quy hoạch... Còn loại hình nhà ở phi hàng hóa (nhà ở xã hội) dành để bán, cho thuê, thuê mua sẽ nhằm đáp ứng cho đối tượng dân nghèo, không có điều kiện mua hoặc thuê nhà theo giá thị trường. Phát triển được loại hình nhà ở phi hàng hóa là con đường gần nhất để đi đến mục tiêu mọi người dân đều có quyền có chỗ ở.

Dù không đặt ra các tiêu trí cao như nhà ở hàng hóa (thương mại) nhưng phải loại bỏ ngay tư tưởng nhà ở phi hàng hóa (nhà ở xã hội) là “cho nhiều hơn mua” nên không chú trọng đến chất lượng. Nếu để dự án kém chất lượng, xây dựng một thời gian là xuống cấp, ảnh hưởng đến bộ mặt đô thị và đời sống của người dân thì phải xem xét lại chủ đầu tư.

Vì vậy, ngoài việc xây dựng hạ tầng xã hội phù hợp với khả năng thanh toán của người dân thì những khu nhà ở này phải góp phần tăng diện mạo đô thị, cảnh quan kiến trúc, môi trường. Quan trọng hơn cả, những căn nhà này phải thực sự đem lại hạnh phúc cho người đến ở, Bộ trưởng Trịnh Đình Dũng chia sẻ.

Bộ Xây dựng đã đề xuất lên Chính phủ tám nhóm đối tượng cụ thể cần hỗ trợ, gồm người có công với cách mạng; hộ nghèo khu vực nông thôn; người có thu nhập thấp tại khu vực đô thị; cán bộ, công chức, viên chức, nhân sỹ, trí thức, văn nghệ sỹ; sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân; công nhân lao động; học sinh-sinh viên các trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp và dạy nghề; đối tượng chính sách xã hội đặc biệt khó khăn (người tàn tật, người già cô đơn, người nhiễm chất độc da cam...).

Cụ thể hóa nhóm đối tượng này sẽ giúp cho việc xây dựng phương thức phát triển quỹ nhà ở phi hàng hóa có quy mô, hình thức phù hợp. Bên cạnh đó, chỉ tiêu phát triển quỹ nhà này cần được đưa vào nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội của mỗi địa phương - là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền giám sát, đánh giá kết quả thực hiện.

Phân định rõ trách nhiệm

Thêm 100 triệu m2 nhà ở mỗi năm là mục tiêu được Bộ Xây dựng đề xuất tại dự thảo "Chiến lược nhà ở Quốc gia đến năm 2020" nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng về chỗ ở và điều kiện sống của các tầng lớp dân cư. Trong số này phải dành tối thiểu khoảng 20% diện tích sàn tại các dự án phát triển nhà ở đô thị phục vụ đối tượng chính sách xã hội, người có thu nhập thấp và người nghèo.

Đến năm 2015, Việt Nam phấn đấu đưa diện tích nhà ở bình quân toàn quốc đạt khoảng 22m2 sàn/người và đạt mốc 25m2 sàn/người vào năm 2020.

Theo Bộ Xây dựng, trong "chiến lược hành động" để đạt mục tiêu này cần phân định rõ trách nhiệm của từng chủ thể tham gia quá trình phát triển nhà ở.

Trong giai đoạn tới, việc tăng tỷ trọng nhà ở chung cư, nhà ở cho thuê đặc biệt được chú trọng theo hướng vừa khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia, đồng thời Nhà nước chủ động đầu tư phát triển quỹ nhà ở để cho thuê. Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, vận động nhân dân thay đổi phương thức, tập quán sở hữu nhà ở chuyển sang thuê nhà ở; thay đổi thói quen sống ở nhà riêng lẻ sang hình thức sử dụng căn hộ chung cư.

Dự kiến, năm 2015, tỷ lệ nhà ở chung cư trong các dự án tại các đô thị loại đặc biệt đạt trên 80% tổng số đơn vị nhà ở xây dựng mới. Tỷ lệ này ở các đô thị từ loại I đến loại II yêu cầu hơn 50% và trên 30% với đô thị loại III. Tỷ lệ nhà ở cho thuê cũng phải đạt tối thiểu khoảng 20% tổng quỹ nhà ở tại các đô thị loại III trở lên. Đến năm 2015, tại khu vực đô thị phấn đấu xây dựng mới tối thiểu khoảng 10 triệu m2 nhà ở xã hội và năm 2020 tăng lên 12,5 triệu m2 để giải quyết chỗ ở cho người có thu nhập thấp. to chuc su kien

Bộ Xây dựng đề nghị tập trung vào một số giải pháp như phát huy hiệu quả nguồn lực đất đai; đẩy nhanh tiến độ lập và phê duyệt quy hoạch phục vụ công tác phát triển nhà ở; nghiên cứu hoàn thiện mô hình tài chính-tín dụng để mở rộng nguồn vốn vay; sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách cho vay thế chấp đối với lĩnh vực phát triển nhà ở; sớm hoàn thiện mô hình hoạt động của Quỹ phát triển nhà ở và thành lập Quỹ tiết kiệm nhà ở./.

Thu Hằng (Vietnam+)

Làm “event” khi nào?

(MPA) - Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty.

Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra. Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations - PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, bạn cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.

Khai trương

Khai trương là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương.Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, bạn có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật.

Giới thiệu sản phẩm mới

Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn vẫn là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.

Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng.

Sự xuất hiện của những người nổi tiếng

Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.Đồng tài trợ

Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn còn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Kỷ niệm thành lập

Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ.

Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi

Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. Và một điều quan trọng là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thi phải giữ đúng lời hứa.

MPA Editor

Tổ chức sự kiện: Nghề cần kỹ năng "đa chiều"

"Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng...", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành (CEO) Cty Lê Bros, phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

Tổ chức sự kiện vì cộng đồng vẫn chưa được các DN quan tâm thực sự

Chi 15 tỷ USD mỗi năm

Theo bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei, tổ chức sự kiện (event) là việc "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm thông qua những sự kiện. Còn bà Vũ Hoài Thu, Trưởng Nhóm phụ trách Khách hàng, Công ty Truyền thông T&A, cho rằng đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam và những năm gần đây đang phát triển với tốc độ hết sức nhanh chóng.

Theo một nghiên cứu gần đây, trung bình mỗi năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỷ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỷ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành... Như vậy cũng đủ thấy rõ tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Vậy, như thế nào được coi là một chuyên viên tổ chức sự kiện?

"Nghệ nhân ghép hình"

"Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng nhất, nhưng tôi lại không nghĩ vậy", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm CEO Công ty Lê Bros, một trong những công ty tổ chức sự kiện lâu năm và có uy tín tại Việt Nam khẳng định. "Trải qua khoảng 10 năm lăn lộn với công việc này, tôi mới tự đúc rút lại rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp. Còn sự sáng tạo đương nhiên cũng là một yếu tố không thể thiếu trong nghề này, nhưng tôi chỉ xếp ở vị trí thứ 2".

Với ông Vinh, công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Ông Vinh ví dụ: bình thường với người lễ tân của mỗi sự kiện, yêu cầu chỉ cần cao ráo, xinh đẹp và biết nói năng một chút. Nhưng nếu chuyên nghiệp hơn, người ta sẽ phải để ý xem cô Y. nên mặc gì, cách nói ra sao, điệu chào, cách bắt tay như thế nào cho phù hợp với từng sự kiện... Ngoài ra, một người làm tổ chức sự kiện giỏi cũng không thể thiếu những tố chất: năng động, kiên nhẫn, quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và sự đam mê.

Bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei cùng chung quan điểm và bổ sung thêm: Một chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Họ cần phải có "cái đầu, đôi tay, đôi vai và trái tim". Cái đầu để có thể hoạch định, sắp đặt công việc hiệu quả. Có đôi tay sẽ làm được nhiều công việc. Đôi vai để gánh vác áp lực công việc và đặc biệt, với trái tim nhiệt tình, bạn mới tận tụy với công việc của mình.

Tự học từ thực tiễn

Theo nhận định bà Hoài Thu, hiện nay thị trường dịch vụ này đang nở rộ tuy nhiên có khá nhiều công ty hoạt động manh mún và thiếu chuyên nghiệp. Những sự kiện lớn hoặc có tính chất quan trọng, khách hàng chỉ tin tưởng giao phó cho những công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, có khả năng phân tích hiệu quả của event để tiếp cận độc đáo nhất đến khách hàng. Tuy nhiên, nhân sự tốt cho lĩnh vực này còn chưa nhiều. Cần thêm thời gian để hoạt động tổ chức sự kiện của các công ty event Việt Nam đi vào chiều sâu và chuyên nghiệp hơn.

Nguyên nhân của tình trạng trên, theo ông Vinh, một phần do lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay chưa hề có những trường lớp đào tạo bài bản, chính quy mà "học từ những thành bại của mỗi event và từ chính những đòi hỏi của khách hàng".

Theo Lao động

Các dịch vụ cung ứng trong tổ chức sự kiện

(tổ chức sự kiện) Hãy xem xét kỹ những dịch vụ nào đã có và nhu cầu của sự kiện về những dịch vụ gì? Rất nhiều dịch vụ thị trường cần và những khách tham quan hội nghị cũng cần. Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày thì nhu cầu nhiều loại dịch vụ đặt ra đối với khách. Chẳng hạn như đánh giày, giặt là, thông tin liên lạc, dịch vụ văn phòng, phiên dịch, giữ trẻ, v.v… Cần nắm chắc được những dịch vụ nào cung cấp miễn phí (trong hợp đồng) và những dịch vụ nào phải thanh toán (thuộc chi phí phát sinh) trên cơ sở đó cân đối lại ngân sách xem sự kiện đảm nhận được những dịch vụ nào? Vấn đề này cũng cần thông báo để hướng dẫn tiêu dùng của khách tham dự. Tuy nhiên, Nhà tổ chức cần làm việc cụ thể với các cơ sở cung ứng có những giải pháp riêng đối với khách khi họ dùng dịch vụ bên ngoài danh mục dịch vụ miễn phí.

Thiết bị lắp đặt cho dịch vụ hoạt động: Nhiều thiết bị phục vụ dịch vụ sự kiện phải thuê, cùng với thiết bị là việc lắp đặt chúng như đèn quét, bảng điện tử, thảm đỏ, sân khấu, ánh sáng, các thiết bị nghe nhìn, các đèn laser, v.v…

Trước khi lập chương trình hãy đi thực địa khắp lượt để xem các ý tưởng của bạn có thể được thực hiện một cách logic hay không. Hãy dành thời gian để tự khảo sát ban đầu để có những cảm nhận về các phương tiện và dịch vụ.

Tiếp đến, Nhà tổ chức cùng với các nhà cung cấp tại hiện trường sẽ là dịp tốt để các nhà cung cấp đi thực địa. Việc gặp các nhà cung cấp tại hiện trường sẽ là dịp tốt để các nhà cung cấp trao đổi thể hiện nhu cầu của mình. Và nhu cầu của họ sẽ được đáp ứng.

Những người đóng vai trò cung cấp chính đó càng biết trước về sự kiện của Nhà tổ chức thì họ càng đáp ứng như cầu của Nhà tổ chức tốt hơn và có thể đưa ra một số lời khuyên hữu ích dựa trên kinh nghiệm trước đây của họ.

Hãy quyết định vị trí bốc dỡ thiết bị tai nạn nơi tổ chức sự kiện. Nhiều sự kiện cần tới lượng vật tư thiết bị phục vụ lớn, không những cần nơi bốc dỡ mà còn cần cả kho chứa nữa. Hãy duy trì tốt kế hoạch, bảo đảm thiết bị được cung ứng theo tiến độ sẽ không gây ùn tắc và không cần kho bãi chứa.

Cần có quyết định chính xác ngày giờ chuyển thiết bị phương tiện tới, những thiết bị phương tiện nào được đưa vào phòng hội nghị? Hãy dự đoán có nhân tố nào chi phối gây chậm trễ hoạt động này không?

Cần kiểm tra các thang máy chở hàng, kích thước của thang như thế nào? Thiết bị máy móc có đi qua được không? Thang máy chở hàng có hoạt động không? Chúng đã được sửa chữa chưa? Khi nào cần sử dụng chúng? Nhà tổ chức cũng cần biết những gì diễn ra ngay thời gian trước khi chuyển thiết bị tới, trước khi lắp dựng thiết bị.

Nhà tổ chức cần xem mỗi nhà cung cấp dịch vụ cần bao nhiêu thời gian để lắp đặt, và bắt đầu lên chương trình cho từng cảnh, cần chú ý việc nào cần làm trước phải làm trước. Việc làm trước không cản trở công việc làm sau. Phải nắm chắc trình tự công việc, làm việc gì được việc đó. Nếu không sẽ gây rối bận, dẫn tới ách tắc dây chuyền làm công việc chậm trễ so với tiến độ.

Những yêu cầu về hệ thống điện: Hãy xác định trước nhu cầu về sử dụng điện của sự kiện. Hãy tính toán trước những gì cần phải cắm điện và ổ cắm được bố trí ở vị trí cụ thể nào nơi đến? Nơi đăng ký và khu vực chính của sự kiện. Ở đó điện có đủ mạnh không? Có cần máy phát không? Tại địa điểm tổ chức có thợ điện không? Cần chú ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và ổ cắm tương thích như thế nào? Chẳng hạn, các thiết bị ở Bắc Mỹ không sự dụng được ở Châu Âu. Điện áp thống nhất ở Việt Nam là 220V trong khi đó các thiết bị điện dân dụn của các nước ASEAN lại là 110V, v.v…Cần xem xét trước và kiểm tra tỉ mỉ, không được đơn giản hóa mọi việc dù là nhỏ nhất.

Giấy phép lắp đặt: Những giấy phép gì cần cho việc giao hàng, lắp đặt, tháo dỡ đối với các nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện? Rất nhiều dịch vụ và các hoạt động lắp đặt phải có giấy phép mới được phép hoạt động. Chẳng hạn như thả bóng, thả diều phải được quy định rõ ràng ngày giờ, khu vực, độ cao, số lượng rất cụ thể hoặc hoạt động đèn chiếu cũng vậy.

Nhà tổ chức cần chú ý làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, xác định rõ trách nhiệm về những giấy phép cần thiết, ai sẽ đảm nhiệm và phải hoàn tất trong một thời gian cụ thể. To chuc su kien.

Bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn là yếu tố quan trọng của sự kiện, giúp cho khách xác định địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng, khách sẽ chủ động đến với hoạt đông sự kiện. Bảng chỉ dẫn phải định vị nơi sự kiện diễn ra, theo thời gian.

Số lượng bảng chỉ dẫn phụ thuộc vào phạm vi không gian sự kiện, vào số lượng và độ phức tạp của hoạt động sự kiện. Chẳng hạn một cuộc hội chợ triển lãm sẽ cần nhiều bảng chỉ dẫn. Ngoài bảng chỉ dẫn chung, tới từng khu vực lại cần các bảng chỉ dẫn riêng chi tiết và cặn kẽ hơn. Bảng chỉ dẫn có thể được đặt trên giá hoặc treo trên tường, tùy theo điều kiện từng nơi song chúng đều được nằm trong maket của Nhà tổ chức.

Những vấn đề xã hội có liên quan: những quy định về an toàn, phòng chống cháy nổ. Những quy định thuộc nội dung này phải được áp dụng cả bên trong và bên ngoài tòa nhà. Cần căn cứ vào thực tế sự kiện để có giải quyết phù hợp. Có thể bổ sung những giải pháp dự phòng khi có sự cố. Có những quy định nào của địa phương, khu vực ảnh hưởng tới hoạt động sự kiện.

Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam

So với quảng cáo,to chuc su kien có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không chỉ bao gôm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân. Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao.

Việt Nam gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăn ngàn doanh nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện.

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền khác nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú. Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, ấn độ, và phương Tây ngày càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn. Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm quy mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn. Nhu cầu và mong muốn là rất lớn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chưc. Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện này là có hạn. Phần lớn các sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, các cơ quan khối công quyền. Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập cao hoặc rơi vào những loại sự kiện bất khả khán như ma chay, hiếu hỷ, v.v…Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.

Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục tỉ đồng. Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.

Về cung ứng, hoạt động cung ứng to chuc su kien hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập. Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Các hoạt động tổ chức sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thức hiện như khách sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn. Những sự kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế như lễ Quốc Khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn giáo, v.v….Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trong phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức. Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên. Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể. Với tình không chuyên nghiệp như vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở nên rất tốn kém và lãng phí.

Nhìn chung hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp,chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp. Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này. Tuy nhiên trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện.

Trích: PGS.TS. Lưu Văn Nghiêm

< Lùi		Tiếp theo >