C.Một số công việc khác:1. Lập và phân công Ban tổ chức:
Lập cho được ban tổ chức với thành phần gồm:
Trưởng ban: phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc.
Phó ban: phụ trách hoạt động hoặc nội dung. Chuyên tổ chức các nội dung hoạt động chính trong giao lưu.
Phó ban: phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh…
Một số ủy viên khác chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân…
Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn:
· Từ trong nội bộ các đơn vị giao lưu.
· Chọn những người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức.
Sau khi có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người.
2. Có chế độ kiểm tra công việc:
Từng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ…
3. Dự trù kinh phí:
Lên kinh phí chi tiết cho từng công việc.
Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán.
Nên dự trù từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại.
Kinh phí có thể đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận.
Các điều cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:
1. Toàn bộ chương trình (kể cả kịch bản chi tiết) phải được thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Trong lúc giao lưu, tác phong, ngôn phong, thái độ… của từng thành viên có ảnh hưởng rất lớn đến khía cạnh ngoại giao nên cần nhắc nhở các thành viên phải hết sức thận trọng.
3. Các giờ giấc đề ra trong giao lưu cần thực hiện nghiêm túc, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến không khí, tinh thần của cuộc giao lưu. Nhiều chương trình thất bại do thực hiện giờ giấc không đúng.
4. Thật linh động và chủ động điều chỉnh các nội dung khi thấy tình hình diễn biến không phù hợp như: mưa gió bất thường, các tiết mục không hay mà lại quá nhiều, mọi người bỏ ra ngoài hoặc sinh hoạt việc riêng nhiều, không khí trầm quá cần có nội dung khác sinh động hơn…
5. Trước khi kết thúc cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác.
6. Đừng quên trang trí cho hình thức của buổi giao lưu như phông màn, bình hoa, hoa rời để tặng, chổ ngồi đại biểu… vì nó góp phần không nhỏ vào thành công của buổi lễ.
7. Người dẫn chương trình có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia.
Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên. Tổ chức thành công mỗi cuộc giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét