Chuyên viên tổ chức sự kiện - Kỳ 2

Nhà tổ chức chuyên nghiệp

Việc chuẩn bị và tổ chức một sự kiện cần rất nhiều thời gian, sức người và hiểu biết chuyên môn. Do vậy, các công ty không thể tự đứng ra lo toan mọi chuyện mà họ phải nhờ đến dịch vụ bên ngoài. Gần đây, một loạt các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đã hình thành và phát triển tại Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu này.

Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service). Ví dụ, khi một khách hàng cần tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới, công ty dịch vụ sẽ thực hiện hàng loạt công việc như: chọn thời gian và địa điểm tổ chức thích hợp; xin giấy phép; thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế và trang trí toàn cảnh khu vực tổ chức; thuê đơn vị dàn dựng âm thanh, ánh sáng; chọn thực đơn và nước uống; thuê xe đưa rước (nếu địa điểm ở xa); cung cấp tiếp tân và người dẫn chương trình; thuê người mẫu, ca sĩ, ban nhạc cho chương trình giải trí và nhiều công tác tùy chọn khác theo yêu cầu của khách hàng.

Đỗ Li Ly, một Việt kiều Úc hiện là Giám đốc điều hành Công ty Metan, cho biết công việc này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng bắt tay vào làm thì quả là không đơn giản chút nào. Cô giải thích: "Mỗi công đoạn đều cần phải bàn tính và cân nhắc kỹ, chẳng hạn phải chọn địa điểm sao cho phù hợp với tính chất chương trình, đối tượng khách mời, thời tiết và cả theo "gu" của khách hàng nữa! Ý tưởng thiết kế phải mới lạ, độc đáo, truyền đạt được thông điệp chính của chương trình.

Thức ăn, nước uống nên theo "Tây" hay "ta", tiệc đứng hay ngồi. Người dẫn chương trình nên là nam hay nữ, hoạt náo dữ dội hay chửng chạc, lịch lãm. Ca sĩ phải hát hay hay chỉ cần... đẹp... tất cả những chuyện tưởng nhỏ như vậy cũng phải thực hiện một cách hoàn hảo". Thường thì các khách hàng của công ty không muốn tiết lộ thông tin về sự kiện sắp xảy ra sớm vì nhiều lý do khác nhau. Do vậy, công việc đến tay đơn vị tổ chức rất trễ, có khi chỉ vài ba ngày trước sự kiện.

Trong lần tổ chức đón Cúp vàng thế giới FIFA đến Việt Nam vào tháng 1-2002 do hãng Coca Cola tài trợ, Metan, đơn vị trúng thầu, cho biết họ phải vật lộn với một lượng công việc khổng lồ chỉ trong vòng 10 ngày, gồm biên tập chương trình, lập kế hoạch triển khai, xin nhiều loại giấy phép khác nhau, chọn tuyến đường diễu hành, thuê địa điểm tổ chức giao lưu, chuẩn bị công tác hộ tống và bảo vệ, mời ca sĩ và nghệ sĩ nổi tiếng giao lưu... Đây là một nghề rất phù hợp với các bạn trẻ thích sáng tạo và năng động.

Theo một chuyên viên tổ chức sự kiện có kinh nghiệm, ứng viên cần phải có "cái đầu", "đôi tay", "đôi vai" và "trái tim". Có cái đầu để bạn có thể hoạch địch, sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Có đôi tay bạn sẽ làm nhiều loại công việc khác nhau. Có đôi vai để gánh vác áp lực công việc. Đặc biệt, chỉ với trái tim nhiệt thành, bạn mới có thể tận tụy với công việc của mình. Và dĩ nhiên, bạn phải là người có kiến thức và quan hệ rộng rãi. Bạn có thể tốt nghiệp đại học ở nhiều ngành khác nhau nhưng để vào nghề tổ chức sự kiện, bạn cần thể hiện rõ tính tháo vát và kiên nhẫn.