Kiến thức sự kiện - Kỹ năng xây dựng nhóm cộng tác

1. Nhóm cộng tác là gì ?
Nhóm quy tụ những cá nhân chia sẽ các mục tiêu chung và cần làm việc chung để hoàn thành nó.

2. Tại sao lại cần sự cộng tác ?
§ Tạo sự tận tụy.
§ Hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau.
§ Phối hợp các hoạt động của các cá nhân.
§ Qua đó có thể nhận diện các nhu cầu đào tạo và phát triển.
§ Giúp thỏa mãn nhu cầu “thuộc về” của con người.
§ Giúp truyền thông tốt hơn.

3. Các yếu tố của sự cộng tác
3.1. Sự tham gia của mọi cấp độ của nhân viên : các nhân viên đóng góp vào tiến trình quản lý (tích cực và tiêu cực hoặc cả hai).
Các nhân viên cần có kiến thức cơ bản về quản lý vì ngày nay mọi nhân viên đều liên quan đến quá trình hoạt động của cơ quan.

3.2. Sự nhập cuộc : thể hiện năng lực và tận tụy : 3 H (heart, hand, head - tâm, tay, đầu) trong công việc.
§ Trung thực với nhau, thể hiện sự quan tâm chăm sóc lãnh đạo và đồng nghiệp. Mọi người đều cần sự hỗ trợ và khen thưởng.
§ Kín đáo : không nói những gì mình biết được trong cơ quan cho người khác biết.
§ Nhạy cảm với các nhu cầu của người khác. Cần có sự đánh giá và đề nghị chân tình với người khác chấp nhận.
§ Sáng tạo : tìm ý tưởng mới, mục tiêu, kế hoạch, phương pháp mới.

4. Tiến trình cộng tác

4.1. Truyền thông : chia sẻ ý tưởng và cảm xúc :
§ Lắng nghe hơn là chỉ nghe.
§ Tương tác và phản hồi cho nhau các ý tưởng qua các cuộc gặp gỡ không chính thức, thư, báo cáo, trao đổi trực tiếp.

4.2. Thỏa hiệp : chấp nhận thỏa hiệp nếu có sự khác biệt. Khi có sự khác biệt về nền tảng giá trị, phải tôn trọng nhau và làm bất cứ gì để hiểu nhau và giải quyết vấn đề.

4.3. Sự hợp tác : nền quản lý có sự tham gia đòi hỏi một sự thỏa thuận tốt về hợp tác (thời gian và sức lực). Một trong các kẻ thù của nhóm cộng tác là sự tranh đua trong nhân viên. Có 3 loại:
- Người tranh thủ tối đa.
- Người thù địch.
- Người cộng tác.

4.4. Sự phối hợp : đòi hỏi có sự xác định rõ ràng về mặt tổ chức, vai trò và trách nhiệm riêng biệt và phạm vi chức năng rõ ràng.

4.5 Sự hoàn tất : sự cộng tác không chỉ ở mức độ khởi đầu các hoạt động mà còn phải hoàn tất nó.

5. Kết luận
Nhóm cộng tác là nhóm gồm những cá nhân làm việc với nhau để hoàn thành công việc cao hơn là khi họ làm việc một mình.

3 thành tố của quản lý nhóm cộng tác hiệu quả :
¨ Kỹ năng về con người.
¨ Cơ cấu tổ chức.
¨ Phong cách quản lý.

3 yếu tố thành công trong việc xây dựng nhóm cộng tác :
- Tạo sự hòa hợp tốt trong nhóm.
- Tổ chức con người và tài nguyên cho các công việc.
- Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp.

Những thử thách trong tổ chức sự kiện - Kỳ 3

5. Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.

Những thử thách trong tổ chức sự kiện - Kỳ 2

3. Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn. Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người. Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

4. Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!

Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

Những thử thách trong tổ chức sự kiện - Kỳ 1

1. Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại.

Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.

2. Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp! Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão!

Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.

10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện - Kỳ 3

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ

Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng

Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.

10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

10 bí quyết để tổ chức thành công một sự kiện - Kỳ 2

4. Đặt mục tiêu cụ thể

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

7. Quảng bá sự kiện

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

10 bí quyết tổ chức thành công một sự kiện - Kỳ 1

Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :

1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị

Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp

Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.